1. Υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης και δικαιολογητικών

Οι ενδιαφερόμενοι/ες υποβάλλουν την ηλεκτρονική αίτηση και τα απαραίτητα δικαιολογητικά μέσω του ακόλουθου συνδέσμου:

👉 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ_ ΚΙΝΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ:   Μάιος - Αύγουστος 2026

👉 Οδηγίες για την ηλεκτρονική αίτηση επιχορήγησης 

Για την επιτυχή καταχώριση της ηλεκτρονικής αίτησης, τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να μεταφορτωθούν είναι τα ακόλουθα:

• Βεβαίωση Πρόσκλησης/Αποδοχής (Invitation Letter/Letter of Acceptance) από το Ίδρυμα/φορέα υποδοχής στην οποία θα αναγράφεται οπωσδήποτε η ημερομηνία έναρξης και λήξης της εβδομάδας κινητικότητας. Αν η αίτηση αφορά Staff Week ή BIP, αρκεί, προσωρινά, η μεταφόρτωση αντιγράφου της αίτησης, στην περίπτωση που δεν προβλέπεται η αποδοχή να σταλεί εντός της προθεσμίας. 
• Αντίγραφο αποδεικτικού γνώσης της γλώσσας επιμόρφωσης (αυτής που ορίζεται από τον φορέα υποδοχής).
  Ως ελάχιστο απαιτούμενο για τη γλώσσα επιμόρφωσης/κατάρτισης στον φορέα υποδοχής ορίζεται η καλή γνώση-επίπεδο Β2, σύμφωνα με τα επίπεδα γλωσσομάθειας του κοινού ευρωπαϊκού πλαισίου αναφοράς για τις γλώσσες.
• Έγγραφο του/της άμεσου/ης προϊσταμένου/ης του/της αιτούντος/ούσας με το οποίο θα:
  - εγκρίνεται η μετακίνηση
  - τεκμηριώνεται η συνάφεια του αντικειμένου της επιμόρφωσης με τη θέση εργασίας και τα καθήκοντα του/της συμμετέχοντα/ουσας.
  Για το διδακτικό προσωπικό, χρειάζεται η έγκριση της μετακίνησης και η τεκμηρίωση συνάφειας του αντικειμένου επιμόρφωσης η οποία υπογράφεται από τον/την Πρόεδρο του Τμήματος ή τον/την Κοσμήτορα της Σχολής, σε περίπτωση μονοτμηματικής Σχολής.

Μετά την ανάρτηση των αποτελεσμάτων, και το αργότερο έναν μήνα πριν την έναρξη της μετακίνησης, θα πρέπει να μεταφορτωθούν και τα ακόλουθα δικαιολογητικά:

• 👉 Mobility Agreement, συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο από τον/την συμμετέχοντα/ουσα, τον/την άμεσο/η προϊστάμενο/μένη του/της συμμετέχοντα/ουσας και τον φορέα υποδοχής.
• Εισιτήρια και απόδειξη πληρωμής εισιτηρίων
• Ημερήσιο πρόγραμμα δραστηριοτήτων επιμόρφωσης. Το πρόγραμμα οφείλει είτε να προτείνεται από το ίδρυμα υποδοχής είτε να έχει εγκριθεί από αυτό.
• Αποδεικτικό ασφάλισης (Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης ή συμβόλαιο ιδιωτικής ασφάλισης που να καλύπτει το διάστημα της μετακίνησης).
  Ο/Η συμμετέχων/ουσα πρέπει να έχει ασφαλιστική κάλυψη υγείας, δηλαδή να έχει την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθένειας (Ε.Κ.A.Α.). Στις περιπτώσεις που η Ε.Κ.Α.Α. δεν έχει ισχύ (δηλαδή, σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης-), τότε πρέπει να συναφθεί ιδιωτική ασφάλιση υγείας.
  Συνιστάται, επίσης, η σύναψη πρόσθετης ιδιωτικής ασφάλειας υγείας για τις περιπτώσεις δαπανών που δεν καλύπτονται από την Ε.Κ.Α.Α., όπως στις περιπτώσεις επείγουσας ιατρικής περίθαλψης ή επαναπατρισμού ή αστικής ευθύνης. Οι συμμετέχοντες/ουσες πρέπει να ενημερώνονται εκ των προτέρων για την κατάσταση που επικρατεί στη χώρα υποδοχής, όσον αφορά την ασφάλιση υγείας.
  https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/asphalise/europaike-karta-asphalises-astheneias

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για μετακινήσεις που θα πραγματοποιηθούν τον Σεπτέμβριο, συνιστάται όλα τα δικαιολογητικά να έχουν μεταφορτωθεί έως τις 15 Ιουλίου.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τυχόν καθυστέρηση στην υποβολή των δικαιολογητικών συνεπάγεται καθυστέρηση της καταβολής της Α δόσης της επιχορήγησης ή ακόμα και αδυναμία επιχορήγησης της μετακίνησης. 

2. Υπογραφή και υποβολή Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ για Επιμόρφωση
Μετά τη μεταφόρτωση των τελευταίων δικαιολογητικών και την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης, το ΤΕΔΣ αποστέλλει στον Συμμετέχοντα τη ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ Erasmus+ για Επιμόρφωση. Τα προ-συμπληρωμένα προσωπικά στοιχεία που υπάρχουν στη σύμβαση αντλούνται από την ηλεκτρονική αίτηση που έχει ήδη υποβληθεί. Η σύμβαση θα πρέπει να υπογραφεί ψηφιακά και να αποσταλεί ξανά στο ΤΕΔΣ, μέσω email. 

Μαζί με το αρχείο της Σύμβασης, θα πρέπει να αποσταλεί στο ΤΕΔΣ και  Έγγραφο Αδείας, εφόσον απαιτείται. Έγγραφο Αδείας απαιτείται να καταθέτουν μόνο οι  δικαιούχοι της 1ης  κατηγορίας (Διοικητικό Προσωπικό μόνιμοι υπάλληλοι, υπάλληλοι ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου (Ι.Δ.Α.Χ.), υπάλληλοι ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου Ι.Δ.Ο.Χ.).

Προκειμένου να προχωρήσει η διαδικασία που απαιτείται για την υποβολή της σύμβασής σας μέσω του web-resCom του ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ, είναι απαραίτητο να έχετε καρτέλα προσώπου στον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ.

Η διοικητική υποστήριξη της συμμετοχής του προσωπικού στο πρόγραμμα και η έγκριση της επιχορήγησης γίνεται από το ΤΕΔΣ, ενώ η πίστωση των δόσεων της επιχορήγησης στον τραπεζικό λογαριασμό του προσωπικού γίνεται από το Τμήμα Λογιστηρίου του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του ΕΚΠΑ.
Μετά την αποστολή από το ΤΕΔΣ του αιτήματος πληρωμής προς το Λογιστήριο του ΕΛΚΕ, οι συμμετέχοντες/ουσες μπορούν να ενημερωθούν για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται το ένταλμα του Λογιστηρίου προς την τράπεζα, επικοινωνώντας
μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση helpdesk@elke.uoa.gr, αναφέροντας τον  ΑΦΜ τους.  

3. Ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα ERASMUS+ Επιμόρφωση
Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συμμετοχής στο πρόγραμμα και να πραγματοποιηθεί ή καταβολή του υπόλοιπου (20%) της επιχορήγησης, απαιτείται, μετά την επιστροφή του/της συμμετέχοντα/ουσας, και εντός μίας εβδομάδας, η συμπλήρωση και η ηλεκτρονική αποστολή (σε μορφή pdf), στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων(ΤΕΔΣ) των παρακάτω εγγράφων:

• Το 👉 Πιστοποιητικό Συμμετοχής (Training Certificate) υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από τον Φορέα υποδοχής, όπου θα αναφέρονται οι ακριβείς ημερομηνίες επιμόρφωσης.
  Προσοχή: η ημερομηνία έκδοσης του πιστοποιητικού πρέπει να είναι ή την τελευταία ημέρα της επιμόρφωσης ή μεταγενέστερη. Σε περίπτωση που η ημέρα ταξιδίου συμπίπτει με ημέρα επιμόρφωσης, η επιχορήγηση μειώνεται ανάλογα.
• Κάρτες επιβίβασης (boarding passes) για το ταξίδι μετάβασης και επιστροφής.
• Το αρχείο PDF που προκύπτει μετά την υποβολή της ηλεκτρονικής Τελικής έκθεσης συμμετέχοντα– Participant Report/Survey.

Η συμπλήρωση της Erasmus+ participant survey είναι υποχρεωτική και θα πρέπει να γίνει αμέσως μετά τη λήψη του αντίστοιχου ηλεκτρονικού μηνύματος, το οποίο αποστέλλεται στους/τις συμμετέχοντες/ουσες την τελευταία ημέρα της δραστηριότητας. Επειδή πρόκειται για αυτοματοποιημένο μήνυμα, είναι σκόπιμο να ελέγχεται και ο φάκελος της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (junk/spam).

Προαιρετικά:
Σύντομη έκθεση των δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, καθώς και φωτογραφικό υλικό, στο πλαίσιο της διάδοσης και αξιοποίησης των αποτελεσμάτων της επιμόρφωσης.

ΑΚΥΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ

Αν ο/η συμμετέχων/ουσα δεν υλοποιήσει την κινητικότητα ή δεν τηρήσει τους συμβατικούς όρους, οφείλει να επιστρέψει μέρος ή το σύνολο της χρηματοδότησης στο ΕΚΠΑ. Εάν η μετακίνηση ακυρωθεί ή διακοπεί πρόωρα για λόγους ανωτέρας βίας, το αίτημα θα εξετάζεται κατά περίπτωση, με πιθανότητα μερικής ή πλήρους απαλλαγής από την επιστροφή της χρηματοδότησης.