Πληροφορίες μετά την υποβολή της αίτησης προς το ΤΕΔΣ

Ακαδημαϊκά θέματα και Learning Agreement
To Learning Agreement είναι μια τριμερής συμφωνία που αφορά την αναγνώριση των σπουδών των φοιτητών Erasmus+ μέσω της μεταφοράς και αντιστοίχισης των πιστωτικών μονάδων -ECTS credits- των μαθημάτων του πανεπιστημίου υποδοχής στα οποία οι συμμετέχοντες εξετάζονται επιτυχώς με πιστωτικές μονάδες και μαθήματα του ΕΚΠΑ, και υπογράφεται από τον συμμετέχοντα και τους δύο ακαδημαϊκούς υπεύθυνους των δύο πανεπιστημίων.
Στη συγκεκριμένη περίπτωση, επειδή δεν τίθεται θέμα αντιστοίχισης του προγράμματος σπουδών,  γίνεται απλή αναγραφή της ερευνητικής εργασίας που θα πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο της διδακτορικής διατριβής, χωρίς να αναγραφούν ects credits, και υπογράφεται, όπως όλα τα learning agreements, από όλα τα μέρη, δηλαδή τον υποψήφιο διδάκτορα και τους ακαδημαϊκούς υπεύθυνους των δυο πανεπιστημίων. 
Η διαδικασία συμπλήρωσης και υπογραφής γίνεται μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας OLA - Online Learning Agreement, η οποία δίνει τη δυνατότητα αφενός στον συμμετέχοντα να συμπληρώνει/υποβάλει και να τροποποιεί ψηφιακά στην πλατφόρμα το Learning Agreement και αφετέρου στους ακαδημαϊκούς υπεύθυνους να το ελέγχουν, εγκρίνουν/υπογράφουν ή απορρίπτουν, επίσης ψηφιακά, στην ίδια πλατφόρμα.   

Οδηγίες προς συμμετέχοντες για το OLA

• Σύνδεση στην πλατφόρμα OLA μέσω του link: https://learning-agreement.eu/
  Δείτε οδηγίες για τη σύνδεση στην πλατφόρμα. 
• Μετά τη σύνδεση στην πλατφόρμα OLA, επιλέξτε Short-term Doctoral Mobility
• Συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία (με τον κόκκινο αστερίσκο)
• Στην ενότητα Student information  στο πεδίο Field of education, θα γράψετε τον κωδικό τομέα σπουδών σας
• Στην ενότητα Sending institution information στα υποχρεωτικά πεδία Sending Responsible person συμπληρώστε τα στοιχεία του ακαδημαϊκού σας υπευθύνου στο ΕΚΠΑ.
• Στα μη υποχρεωτικά πεδία που αφορούν το Sending administrative contact person συμπληρώστε το ονοματεπώνυμο της προϊσταμένης του ΤΕΔΣ: Fotini Fryda και το email: erasmus[at]uoa[dot]gr
• Στην ενότητα Receiving institution information στα υποχρεωτικά πεδία  Receiving Responsible person συμπληρώστε τα στοιχεία του ακαδημαϊκού υπευθύνου του πανεπιστημίου υποδοχής. Τα μη υποχρεωτικά πεδία που αφορούν το Receiving administrative contact person, εφόσον δεν τα γνωρίζετε, μην τα συμπληρώσετε.
  Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά το email των sending responsible persons (δηλαδή των υπεύθυνων ακαδημαϊκών υπεύθυνων) γιατί αλλιώς θα περιμένετε μάταια να υπογράψουν το Learning agreement σας.
• Στην ενότητα Proposed Mobility Programme θα συμπληρώσετε τη διάρκεια της φυσικής κινητικότητας και την ερευνητική εργασία που θα πραγματοποιήσετε. Τα ίδια θα συμπληρώσετε και στους δυο πίνακες, Receiving Institution και Sending institution. Σε όποιο πεδίο δεν γνωρίζετε τι να γράψετε, πχ. στο component code αν δεν υπάρχει κάποιος ειδικός κωδικός μαθήματος, βάλτε μια παύλα (-) ή μηδέν (0) για να προχωρήσει το σύστημα στα επόμενα βήματα.
•  Στην ενότητα Commitment υπογράφετε δημιουργώντας με το mouse την υπογραφή σας και πατάτε Sign and send.
  
  Κατόπιν, το Online Learning Agreement θα σταλεί αυτομάτως από το σύστημα στο email του ακαδημαϊκού υπεύθυνου στο ΕΚΠΑ, ο οποίος θα πρέπει να το εγκρίνει/υπογράψει ή να το απορρίψει. Αν το εγκρίνει, θα σταλεί αυτομάτως στο email του ακαδημαϊκού υπεύθυνου του πανεπιστημίου υποδοχής (σύμφωνα με τα στοιχεία που εσείς συμπληρώσατε στο πεδίο sending responsible person) για να το εγκρίνει κι αυτός και θα σας σταλεί αντίστοιχα ένα ενημερωτικό μήνυμα. Αν ο ακαδημαϊκός σας υπεύθυνος στο ΕΚΠΑ το απορρίψει, θα σας σταλεί αυτόματο μήνυμα να μπείτε πάλι στην πλατφόρμα του OLA, να δείτε τις αλλαγές που προτείνει ο ακαδημαϊκός υπεύθυνος, να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις, να το υπογράψετε και να το υποβάλετε ξανά. Το ίδιο μπορεί να συμβεί και με την έγκριση του ακαδημαϊκού υπεύθυνου στο πανεπιστήμιο υποδοχής. Όταν οριστικοποιηθεί από όλα τα μέρη, θα λάβετε ένα τελευταίο ενημερωτικό email.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, εάν το πανεπιστήμιο υποδοχής δεν υποστηρίζει τη διαδικασία υπογραφής του learning agreement μέσω της πλατφόρμας OLA, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έντυπη μορφή του (αρχείο LEARNING AGREEMENT-STUDIES KA131 SHORT-TERM MOBILITY) και να ολοκληρώσετε τη διαδικασία με σκαναρισμένες υπογραφές και αποστολή email. Δηλαδή, αφού το συμπληρώσετε σύμφωνα με τις παραπάνω πληροφορίες, υπογράψτε το και στείλτε το με email στον ακαδημαϊκό σας υπεύθυνο για να το υπογράψει και αυτός και τέλος στείλτε το και στον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του πανεπιστημίου υποδοχής για να υπογραφεί και από αυτόν.
Το τελικό Learning agreement σας, το υπογεγραμμένο από όλους, ανεξάρτητα αν έχει υπογραφεί μέσω της πλατφόρμας OLA ή έχει γίνει σε έντυπη μορφή, το στέλνετε στον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΕΔΣ με email, τουλάχιστον 1 μήνα πριν την έναρξη της φυσικής κινητικότητάς σας στο πανεπιστήμιο υποδοχής.

Εγγραφή στο πανεπιστήμιο υποδοχής

Για την εγγραφή στο πανεπιστήμιο υποδοχής, ακολουθήστε τις οδηγίες που θα σας σταλούν με email από το πανεπιστήμιο υποδοχής αφού τους ενημερώσετε για τη μετακίνησή σας.

Έκδοση της Ευρωπαϊκής Kάρτας Ασφάλισης Aσθένειας (ΕΚΑΑ)

H ΕΚΑΑ παρέχεται από τον ασφαλιστικό φορέα του συμμετέχοντα. Για την έκδοσή της, πρέπει να κάνει ηλεκτρονική αίτηση ο ΑΜΕΣΑ ασφαλισμένος στο e.ΕΦΚΑ μέσω του gov.gr https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/asphalise/europaike-karta-asphalises-astheneias. Εάν άμεσα ασφαλισμένος είναι ο γονέας, θα κάνει εκείνος την αίτηση συμπληρώνοντας τα στοιχεία του έμμεσα ασφαλισμένου, δηλαδή του συμμετέχοντα.
Αμέσως μετά την υποβολή της αίτησης, ο ΑΜΕΣΑ ασφαλισμένος λαμβάνει στο email του ένα Πιστοποιητικό Προσωρινής Έκδοσης στο οποίο θα αναγράφεται ο κωδικός/λογικός αριθμός της κάρτας, η οποία αποστέλλεται αργότερα. Τις περισσότερες φορές η λήξη ισχύος της κάρτας είναι το τέλος του τρέχοντος έτους ή το αργότερο το τέλος Φεβρουαρίου του επόμενου έτους, ανάλογα με την ασφαλιστική κάλυψη του καθενός. Αν η κάρτα δεν μπορεί να εκδοθεί με ισχύ για όλο το διάστημα σπουδών σας στο εξωτερικό, τότε πριν λήξει θα πρέπει να την επανεκδώσετε ώστε να έχετε κάλυψη για όσο διάστημα σπουδάζετε στο εξωτερικό.
Η έκδοση της ΕΚΑΑ είναι υποχρεωτική για όλους τους συμμετέχοντες που μετακινούνται! Προσφέρει τη βασική κάλυψη της εθνικής κάλυψης υγείας (δηλαδή δίνει πρόσβαση στην ιατρικά αναγκαία, κρατική περίθαλψη) κατά την προσωρινή διαμονή σε μια από τις 27 χώρες της ΕΕ, την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και τη Νορβηγία, με τους ίδιους όρους και το ίδιο κόστος (σε ορισμένες χώρες, δωρεάν) με τους ασφαλισμένους της εν λόγω χώρας.
Ωστόσο, η κάλυψη αυτή μπορεί να μην είναι επαρκής για όλες τις περιπτώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση ειδικής ιατρικής περίθαλψης που προκύπτει από ατύχημα, σε περίπτωση επαναπατρισμού ή για έξοδα απώλειας ή κλοπής εγγράφων, ταξιδιωτικών εισιτηρίων και αποσκευών κλπ. Για την περίπτωση αυτή, αν το επιθυμείτε, μπορείτε να κάνετε μια συμπληρωματική ιδιωτική ασφάλιση υγείας που να καλύπτει τα παραπάνω. Σε κάποιες περιπτώσεις, μια ιδιωτική ασφάλιση τέτοιου είδους μπορεί να ζητηθεί υποχρεωτικά από το πανεπιστήμιο υποδοχής, οπότε, ενημερωθείτε έγκαιρα για το θέμα αυτό από το πανεπιστήμιο υποδοχής.
Στην ιστοσελίδα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1021&langId=el, μπορείτε να δείτε ποιες παροχές έχετε με την ΕΚΑΑ ανάλογα με τη χώρα υποδοχής.
Περισσότερες λεπτομέρειες για την ΕΚΑΑ μπορείτε να δείτε και στην ιστοσελίδα του ΤΕΔΣ στη σχετική ενότητα
Για την προθεσμία έκδοσης της ΕΚΑΑ οι συμμετέχοντες ενημερώνονται από το ΤΕΔΣ με ηλεκτρονικό μήνυμα.

Υπογραφή Σύμβασης Επιχορήγησης

Μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών που έχουν υποβληθεί στην πλατφόρμα του ΤΕΔΣ και σε εύλογο χρονικό διάστημα, αποστέλλεται με email, σε μορφή επεξεργάσιμου αρχείου pdf η Σύμβαση Επιχορήγησης Erasmus+ συνοδευόμενη από αναλυτικές οδηγίες. Η Σύμβαση θα είναι προσυμπληρωμένη σε ένα βαθμό (με βάση τα στοιχεία που έχουν  υποβληθεί με την ηλεκτρονική αίτηση) και εσείς θα κληθείτε να  τα ελέγξετε, να υπογράψετε τη Σύμβαση και να την υποβάλετε ηλεκτρονικά στον ΕΛΚΕ (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) του ΕΚΠΑ.
Προσοχή: Η ηλεκτρονική υποβολή της Σύμβασης στον ΕΛΚΕ, αλλά και οποιουδήποτε άλλου δικαιολογητικού κληθείτε να υποβάλετε προς τον ΕΛΚΕ, γίνεται μόνο με ψηφιακή υπογραφή μέσω του gov.gr. Φροντίστε λοιπόν εγκαίρως να έχετε πρόσβαση στις υπηρεσίες του gov.gr.
Για τις οδηγίες υποβολής της Σύμβασης οι συμμετέχοντες ενημερώνονται από το ΤΕΔΣ με ηλεκτρονικό μήνυμα.

Δήλωση φυσικού προσώπου για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό και πληρωμή της α΄ δόσης της επιχορήγησης

Για να μπορέσει να γίνει η πληρωμή της επιχορήγησης Erasmus+, οι συμμετέχοντες πρέπει να δηλώσουν τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο επιθυμούν να γίνει η πληρωμή. Ο τραπεζικός λογαριασμός πρέπει να είναι σε ελληνική τράπεζα και μπορεί να είναι ατομικός ή κοινός -αρκεί το ονοματεπώνυμο του συμμετέχοντα να εμφανίζεται στους δικαιούχους.  Η δήλωση του τραπεζικού λογαριασμού γίνεται μέσω της πλατφόρμας e-forms του ΕΛΚΕ (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) του ΕΚΠΑ με την υποβολή της Δήλωσης φυσικού προσώπου για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό.
Για τη διαδικασία δήλωσης του τραπεζικού λογαριασμού, οι συμμετέχοντες ενημερώνονται από το ΤΕΔΣ, με ηλεκτρονικό μήνυμα με λεπτομερείς οδηγίες, αμέσως μετά ή λίγο πριν από το μήνυμα για την υποβολή της Σύμβασης Επιχορήγησης.
Η πληρωμή της α’ δόσης (80%) της επιχορήγησης Erasmus+, γίνεται λίγες ημέρες πριν την έναρξη της φυσικής κινητικότητας, όπως αυτή αναγράφεται στη Σύμβαση Επιχορήγησης, με αποστολή εμβάσματος από τις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει δηλωθεί.  

Μετά τη μετακίνηση, ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα

Μετά την ολοκλήρωση της συμμετοχής απαιτούνται τα παρακάτω δικαιολογητικά, τα οποία πρέπει να σταλούν σε ένα ή δυο το πολύ αρχεία σε μορφή pdf, στο email του υπεύθυνου υπαλλήλου του ΤΕΔΣ:

1. Βεβαίωση συμμετοχής (CERTIFICATE OF ATTENDANCE) στο πρόγραμμα.
2. Τα αποδεικτικά έγγραφα ταξιδίου, (boarding passes ή/και εισιτήρια) άφιξης και αναχώρησης για την πιστοποίηση της παρακολούθησης του μέρους του προγράμματος με φυσική παρουσία.
3. Το pdf του υπογεγραμμένου από όλους Learning agreement, είτε έχει γίνει στην πλατφόρμα OLA, είτε σε έντυπη μορφή.
4. Βεβαίωση εκτέλεσης της ερευνητικής εργασίας, με σύντομη περιγραφή της,  υπογεγραμμένη από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του πανεπιστημίου υποδοχής  πχ.(ERASMUS+ THESIS REPORT/υπόδειγμα) 
5. Το pdf της Participant survey που πρέπει να υποβάλετε στην ειδική διαδικτυακή πλατφόρμα της ΕΕ στο τέλος της κινητικότητάς σας. Θα λάβετε σχετικό αυτοματοποιημένο μήνυμα από την πλατφόρμα, αμέσως μετά τη λήξη της κινητικότητας, με βάση το διάστημα που αναγράφεται στη Σύμβαση Επιχορήγησής σας. Επειδή πρόκειται για αυτοματοποιημένο μήνυμα, θα πρέπει  να ελέγχετε πάντα και τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του email σας.

Αφού ελεγχθούν τα δικαιολογητικά σας από τον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΕΔΣ, γίνεται εκκαθάριση και

• αν δεν υπάρχει διαφορά στο βεβαιωμένο διάστημα συμμετοχής, εκδίδεται εντολή προς το λογιστήριο του ΕΛΚΕ για την καταβολή του υπολειπόμενου 20% του ποσού της επιχορήγησης. Συνήθως, η διαδικασία αποστολής του εμβάσματος στον τραπεζικό σας λογαριασμό, όπου εμβάστηκε και η α δόσης της επιχορήγησης, ολοκληρώνεται από τον ΕΛΚΕ εντός 1 μηνός.
• αν υπάρχει διαφορά στο βεβαιωμένο διάστημα συμμετοχής και προκύπτει ότι η διάρκεια σπουδών ήταν μικρότερη από την προγραμματισμένη, θα υπάρξει συμψηφισμός με το υπολειπόμενο 20% του συνολικού ποσού και είτε θα προκύψει μηδενικό υπόλοιπο, είτε θα εκδοθεί εντολή προς το λογιστήριο του ΕΛΚΕ για την καταβολή του νέου μικρότερου υπολοίπου σύμφωνα με το νέο διάστημα, είτε θα ζητηθεί επιστροφή μέρους της πρώτης δόσης που έχει ήδη καταβληθεί.

Προθεσμία για  την αποστολή των δικαιολογητικών στον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΕΔΣ: ένας  (1) μήνας  μετά τη λήξη της συμμετοχής στο πρόγραμμα (κινητικότητα με φυσική παρουσία).