Οι επιλεγμένοι/ες φοιτητές/τριες προκειμένου να εγγραφούν στο πρόγραμμα και να λάβουν την προβλεπόμενη επιχορήγηση πρέπει να ακολουθήσουν την εξής διαδικασία προς το Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων του ΕΚΠΑ (ΤΕΔΣ):

Α. Υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης/εγγραφής στο πρόγραμμα

Η αίτηση υποβάλλεται στην online πλατφόρμα του ΤΕΔΣ από όλους τους φοιτητές που έχουν επιλεχθεί (χειμερινό εξάμηνο, εαρινό εξάμηνο και ολόκληρο το ακαδημαϊκό έτος 2024-2025).

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ ERASMUS+ ΣΠΟΥΔΕΣ 2024-2025
Ημερομηνίες υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης για το 2024-2025 (5-18 ΑΠΡΙΛΙΟΥ 2024)

Μετά το κλείσιμο της πλατφόρμας, ελέγχεται αν υποβλήθηκε επιτυχώς η αίτηση. Αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΤΕΔΣ επικοινωνεί με τον/την φοιτητή/τρια για την διευθέτησή του. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της κινητικότητας, στα πιστοποιητικά γλωσσομάθειας και στα δικαιολογητικά για την ένταξη φοιτητών σε ομάδα με λιγότερες ευκαιρίες για τη δυνατότητα επιπλέον επιχορήγησης.
Μετά τον έλεγχο της αίτησης και την οριστικοποίηση των καταχωρισμένων στοιχείων, οι φοιτητές/τριες λαμβάνουν ενημερώσεις από το ΤΕΔΣ για κάθε επόμενο στάδιο της διαδικασίας συμμετοχής.
Κατά την επεξεργασία των αιτήσεων και των δικαιολογητικών, προηγούνται οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το χειμερινό εξάμηνο ή ολόκληρο το ακαδημαϊκό έτος.

Χρήσιμα έγγραφα για την συμπλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης προς το ΤΕΔΣ:

- ΟΔΗΓΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ERASMUS+ ΣΠΟΥΔΕΣ_2024-2025

- ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΩΝ ΑΚΑΔ. ΕΤΟΣ 2024-2025

- ΚΩΔΙΚΟΙ ΤΟΜΕΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ

Μετά το πέρας της υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης:

- Γίνεται έλεγχος και αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΤΕΔΣ επικοινωνεί με τον/την φοιτητή/τρια για τη διευθέτησή του.
- Με την ολοκλήρωση του ελέγχου οριστικοποιούνται τα καταχωρισμένα στοιχεία και οι φοιτητές/τριες αρχίζουν να λαμβάνουν ενημερώσεις για κάθε επόμενο στάδιο της διαδικασίας συμμετοχής.
- Κατά την επεξεργασία των αιτήσεων και των δικαιολογητικών, προηγούνται οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το χειμερινό εξάμηνο.

Β.  Υποβολή ON LINE Learning Agreement- OLA

Οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το χειμερινό εξάμηνο, πρέπει αμέσως μετά την επιλογή τους (και εφόσον έχει σταλεί από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο το nomination στo Πανεπιστήμιo υποδοχής) και παράλληλα με τη διαδικασία προς το ΕΚΠΑ να φροντίσουν:

• για τη συμπλήρωση του Learning Agreement και
• για την αίτηση προς το Πανεπιστήμιο υποδοχής.

Οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το εαρινό εξάμηνο, θα ασχοληθούν με τη διαδικασία του Learning Agreement και της αίτησης στο Πανεπιστήμιο υποδοχής, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα του Πανεπιστήμιου υποδοχής.
Στα περισσότερα συνεργαζόμενα πανεπιστήμια η διαδικασία αυτή γίνεται το φθινόπωρο, υπάρχουν όμως και αρκετά που ορίζουν και για το χειμερινό και για το εαρινό εξάμηνο την ίδια περίοδο αιτήσεων, δηλαδή την άνοιξη.

Το Learning Agreement, είναι η συμφωνία σπουδών στην οποία αποτυπώνεται η αντιστοίχιση των μαθημάτων που θα παρακολουθήσουν οι φοιτητές/τριες στο Πανεπιστήμιο υποδοχής με τα μαθήματα που θα τους αναγνωριστούν στο ΕΚΠΑ.

Η  εύρεση και η αντιστοιχία των μαθημάτων γίνεται απαραιτήτως με τη βοήθεια των ακαδημαϊκών υπευθύνων ώστε να συμπληρωθεί σωστά το Learning Agreement (περισσότερες πληροφορίες δείτε στην ενότητα LEARNING AGREEMENT / ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ

Για την συμπλήρωση και την υποβολή του Learning Agreement  οι φοιτητές/τριες θα συνδεθούν στην πλατφόρμα OLA (ON LINE Learning Agreement).

Γ.  Υποβολή της Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ Σπουδές 

Περίπου δύο μήνες πριν την έναρξη της συμμετοχής (σύμφωνα με το πρόγραμμα σπουδών του ιδρύματος υποδοχής) αποστέλλεται από το ΤΕΔΣ στους/στις φοιτητές/τριες μέσω e-mail η ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ Erasmus+ για Σπουδές, συνοδευόμενη από αναλυτικές οδηγίες. Για την συμπλήρωση της σύμβασης οι φοιτητές/τριες θα πρέπει έχουν (ή να έχουν υποβάλλει ήδη αίτηση έκδοσης) την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας για την κάλυψη της ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης στην χώρα υποδοχής.

Δ. Καταβολή της α δόσης της επιχορήγησης

Λίγο πριν την έναρξη της συμμετοχής σύμφωνα την ημερομηνία της σύμβασης που έχει υπογραφεί καταβάλεται η α δόση της επιχορήγησης που αντιστοιχεί στο 80% του συνολικού ποσού που έχει εγκριθεί όπως αποτυπώνεται στη σύμβαση επιχορήγησης.

Ε. Συμπλήρωση του Certificate of study period at host institution

Μετά την άφιξη στην χώρα υποδοχής οι φοιτητές/τριες θα πρέπει να φροντίσουν για τη συμπλήρωση και υπογραφή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής του πρώτου μέρους "Certificate of Enrollment" του εγγράφου CERTIFICATE OF STUDY PERIOD AT HOST INSTITUTION. Το υπογεγραμμένο έγγραφο θα πρέπει να αποσταλεί με email στο/ην αρμόδιο/α υπάλληλο του ΤΕΔΣ.

Το δεύτερο μέρος  "Certificate of Completion of studies" θα συμπληρωθεί και θα υπογραφεί στο τέλος των σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής και να υποβληθεί στο ΤΕΔΣ μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα.

Κατά τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες που θα αναγραφούν γιατί καθορίζουν το χρονικό διάστημα βάση του οποίου θα προκύψει το τελικό χρηματικό ποσό και κατά συνέπεια η οικονομική εκκαθάριση της επιχορήγησης*. 

*Αν βεβαιώνεται μικρότερο διάστημα από αυτό που αναγράφεται στη Σύμβαση, τότε γίνεται επαναυπολογισμός της επιχορήγησης και η χρηματική διαφορά που προκύπτει μπορεί να συμψηφιστεί με τη δεύτερη δόση της επιχορήγησης ή και να ζητηθεί να επιστραφεί μέρος των χρημάτων που ήδη έχουν καταβληθεί. Αν βεβαιώνεται μεγαλύτερο διάστημα, αυτό θεωρείται ως διάστημα zero grant, καθώς δεν υπάρχει δυνατότητα αύξησης της αρχικής χρηματοδότησης, εκτός αν υπάρξουν νέες αποφάσεις λόγω έκτακτων συνθηκών.

--------------------------------------------------------

ΑΚΥΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ

Σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγο ακυρωθεί η συμμετοχή στο πρόγραμμα Erasmus+ οι φοιτητές/τριες οφείλουν να το δηλώσουν αμέσως και να το αιτιολογήσουν στέλνοντας email στο ΤΕΔΣ. Ταυτόχρονα, πρέπει να ενημερώσουν:

α) τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του τμήματος τους στο ΕΚΠΑ, και

β) το Πανεπιστήμιο υποδοχής.

Εάν έχει ήδη πιστωθεί ο τραπεζικός λογαριασμός με το ποσό της υποτροφίας, θα ζητηθεί η άμεση επιστροφή των χρημάτων.

----------------------------------------------------