Διαδικασία προς το Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων (ΤΕΔΣ) 
για τη συμμετοχή και την επιχορήγηση

1. Υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης και δικαιολογητικών

Οι ενδιαφερόμενοι/ες υποβάλλουν τουλάχιστον 2 μήνες πριν τη μετακίνησή τους ηλεκτρονική αίτηση και τα απαραίτητα δικαιολογητικά μέσω του ακόλουθου συνδέσμου:

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΚΙΝΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ ΔΙΔΑΣΚΑΛΙΑ

Οδηγίες για την ηλεκτρονική αίτηση επιχορήγησης

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν πρόκειται οι μετακινήσεις να πραγματοποιηθούν τους μήνες Σεπτέμβριο και Οκτώβριο 2024 συνιστάται η αρχική αίτηση πρέπει να γίνει το αργότερο έως τις 15 Ιουλίου.

Στην πρώτη φάση της διαδικασίας, τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να μεταφορτωθούν στην ηλεκτρονική αίτηση είναι τα ακόλουθα:

• Συμφωνία κινητικότητας για διδασκαλία (Mobility Agreement for Teaching), υπογεγραμμένη από τον Συμμετέχοντα, τον Πρόεδρο Τμήματος/Κοσμήτορα Σχολής του ΕΚΠΑ και από τον υπεύθυνο του Πανεπιστημίου υποδοχής. 

• Έγκριση της Γεν. Συνέλευσης της Σχολής ή του Τμήματος για τις μετακινήσεις μελών ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ και ΕΕΠ

• Invitation Letter για διδασκαλία ή συνδυασμό διδασκαλίας και επιμόρφωσης μέσω διμερούς συμφωνίας Erasmus+, ή για συμμετοχή σε ERASMUS Βlended Intensive Programmes-BIPs ή σε εγκεκριμένα ERASMUS ΒΙΡs της συμμαχίας Παν/μίων CIVIS, ή για διδασκαλία σε Παν/μιο της συμμαχίας Παν/μίων CIVIS.

Το αργότερο έναν μήνα πριν την έναρξη της μετακίνησης, θα πρέπει να έχουν μεταφορτωθεί και τα ακόλουθα δικαιολογητικά:

• Εισιτήρια (κράτηση)
• Απόδειξη πληρωμής εισιτηρίων που έχει εκδοθεί στα στοιχεία του μετακινούμενου (σε περίπτωση που η πληρωμή έχει γίνει με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, προσκομίζεται είτε το αντίγραφο της  συναλλαγής, είτε αντίγραφο  κίνησης τραπεζικού λογαριασμού της συγκεκριμένης κάρτας, με την οποία έγινε η συναλλαγή)
• Αποδεικτικό ασφάλισης (Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης ή συμβόλαιο ιδιωτικής ασφάλισης που να καλύπτει το διάστημα της μετακίνησης)

Ο συμμετέχων πρέπει να έχει ασφαλιστική κάλυψη υγείας, δηλαδή να έχει την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθένειας (Ε.Κ.A.Α.). Στις περιπτώσεις που η Ε.Κ.Α.Α. δεν έχει ισχύ (δηλαδή στις χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης-πλην Νορβηγίας και Ισλανδίας), τότε ο συμμετέχων πρέπει να εξασφαλίσει ιδιωτική ασφάλιση υγείας.

Συνιστάται επίσης η σύναψη πρόσθετης ιδιωτικής ασφάλειας υγείας για τις περιπτώσεις δαπανών που δεν καλύπτονται από την Ε.Κ.Α.Α., όπως στις περιπτώσεις επείγουσας ιατρικής περίθαλψης ή επαναπατρισμού σωρού ή αστικής ευθύνης. Οι Συμμετέχοντες πρέπει να ενημερώνονται εκ των προτέρων για την κατάσταση που επικρατεί στη χώρα υποδοχής όσον αφορά την ασφάλιση υγείας.

https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/asphalise/europaike-karta-asphalises-astheneias

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τυχόν καθυστέρηση στην υποβολή των δικαιολογητικών συνεπάγεται καθυστέρηση της καταβολής της Α δόσης της επιχορήγησης ή ακόμα και αδυναμία επιχορήγησης της μετακίνησης.  

2. Υπογραφή και υποβολή Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ για Διδασκαλία

Μετά τη μεταφόρτωση των τελευταίων δικαιολογητικών και την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης, το ΤΕΔΣ αποστέλλει στον Συμμετέχοντα τη ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ Erasmus+ για Διδασκαλία, συνοδευόμενη από αναλυτικές οδηγίες (τα προ-συμπληρωμένα προσωπικά στοιχεία που υπάρχουν στη σύμβαση αντλούνται από την ηλεκτρονική αίτηση που έχει ήδη υποβληθεί). Για τη συμπλήρωση της σύμβασης, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας (ή/και του συμβολαίου ιδιωτικής ασφάλισης) για την κάλυψη της ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης στη χώρα υποδοχής.

3. Δήλωση φυσικού προσώπου

Μετά την υποβολή της Σύμβασης στον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ, οι υποψήφιοι/ες πρέπει να υποβάλουν, μέσω E-Forms, τη "Νέα Δήλωση φυσικού προσώπου για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό, Ε-ΔΠ-04-Ε9/Ε-ΔΠ-04-Ε10".

Ο τραπεζικός λογαριασμός πρέπει να είναι σε ελληνική τράπεζα και μπορεί να είναι ατομικός ή κοινός, αλλά οπωσδήποτε θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο του/της συμμετέχοντα/ουσας.

Για τα μέλη του προσωπικού των οποίων η μισθοδοσία γίνεται από τον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ ή έχουν υποβάλει Δήλωση Φυσικού Προσώπου στο παρελθόν, η διαδικασία αυτή δεν είναι υποχρεωτική, εκτός αν έχει προκύψει αλλαγή στα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού ή οποιοδήποτε από τα προσωπικά τους στοιχεία.

Η διοικητική υποστήριξη της συμμετοχής του προσωπικού στο πρόγραμμα και η έγκριση της επιχορήγησης γίνεται από το ΤΕΔΣ, ενώ η πίστωση των δόσεων της επιχορήγησης στον τραπεζικό λογαριασμό του προσωπικού γίνεται από το Τμήμα Λογιστηρίου του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του ΕΚΠΑ.

Μετά την αποστολή από το ΤΕΔΣ του αιτήματος πληρωμής προς το Λογιστήριο του ΕΛΚΕ, οι συμμετέχοντες/ουσες μπορούν να ενημερωθούν για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται το ένταλμα του Λογιστηρίου προς την τράπεζα, επικοινωνώντας:

- μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση helpdesk[at]elke.uoa[dot]gr, αναφέροντας τον αριθμό πρωτοκόλλου υποβολής της Σύμβασης Επιχορήγησης και τον ΑΦΜ
- στο τηλέφωνο 210 727 5900, από τις 9:00 π.μ. έως τις 14:00 μ.μ.

4. Ολοκλήρωση διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα ERASMUS+ Διδασκαλία

Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συμμετοχής στο πρόγραμμα απαιτείται, μετά την επιστροφή του/της συμμετέχοντα/ουσας, και εντός μίας εβδομάδας, η συμπλήρωση και η ηλεκτρονική αποστολή (σε μορφή pdf), στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων(ΤΕΔΣ) των παρακάτω εγγράφων:

1. Το Πιστοποιητικό Συμμετοχής (Teaching Certificate) ή (Teaching andTraining Certificate) , υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από το Ίδρυμα υποδοχής, όπου θα αναφέρονται οι ακριβείς ημερομηνίες διδασκαλίας ή και ενσωματωμένης επιμόρφωσης στο εξωτερικό καθώς και το σύνολο των διδακτικών ωρών και των ωρών επιμόρφωσης. Προσοχή: η ημερομηνία έκδοσης του πιστοποιητικού πρέπει να είναι ή την τελευταία ημέρα της περιόδου κινητικότητας ή αμέσως μετά. Σε περίπτωση που πραγματοποιήθηκε διδασκαλία/ή και ενσωματωμένη επιμόρφωση Σάββατο/Κυριακή (και δεν είναι ημέρα ταξιδιού), χρειάζεται ξεχωριστή βεβαίωση από το Ίδρυμα Υποδοχής ότι έγιναν τα μαθήματα ή επιμόρφωση, ώστε να υπολογιστεί και αυτή ως ημέρα διδασκαλίας/ή και ενσωματωμένης επιμόρφωσης και να δοθεί ημερήσια αποζημίωση. Σε περίπτωση που ημέρα ταξιδίου συμπίπτει με ημέρα διδασκαλίας/ή και ενσωματωμένης επιμόρφωσης, η επιχορήγηση μειώνεται ανάλογα.

2. Κάρτες επιβίβασης (boarding passes)

Προαιρετικά:
Σύντομη έκθεση των δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, καθώς και φωτογραφικό υλικό, στο πλαίσιο της διάδοσης και αξιοποίησης των αποτελεσμάτων της διδασκαλίας/ ή και ενσωματωμένης επιμόρφωσης.

ΠΙΣΤΩΣΗ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΔΟΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ERASMUS+ Διδασκαλία

Μετά την κατάθεση των παραπάνω δικαιολογητικών, και αφού γίνει ο απαραίτητος έλεγχος από το ΤΕΔΣ, οι συμμετέχοντες θα λάβουν αυτοματοποιημένο e-mail,  με θέμα: Erasmus+ participant survey, που αφορά στην υποβολή της ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΑ.

Η συμπλήρωση της Erasmus+ participant survey είναι υποχρεωτική για την καταβολή του υπόλοιπου (20%) της επιχορήγησης και θα πρέπει να γίνει αμέσως μετά τη λήψη του ηλεκτρονικού μηνύματος. Επειδή πρόκειται για αυτοματοποιημένο μήνυμα, είναι σκόπιμο να ελέγχεται και ο φάκελος της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (junk/spam).

Οι συμμετέχοντες/ουσες θα πρέπει να αποστείλουν στο ΤΕΔΣ το αρχείο PDF που προκύπτει μετά την υποβολή της ηλεκτρονικής Τελικής έκθεσης συμμετέχοντα– Participant Report/Survey, ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία για την αποστολής του αιτήματος πληρωμής της  δεύτερης δόσης της επιχορήγησης. 

ΑΚΥΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ 

Στην περίπτωση που ο/η συμμετέχων/ουσα δεν πραγματοποιήσει την κινητικότητα ή δεν ανταποκριθεί στους όρους της Σύμβασης, μέρος ή το σύνολο της επιχορήγησης θα επιστραφεί στο ΕΚΠΑ. Η επιστροφή της επιχορήγησης δεν θα ζητηθεί μόνο στην περίπτωση που ο/η συμμετέχων/ουσα δεν κατορθώσει να ολοκληρώσει τις προγραμματισμένες δραστηριότητες κινητικότητας για λόγους ανωτέρας βίας.