Διαδικασία προς το Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων (ΤΕΔΣ) για τη συμμετοχή και την επιχορήγηση

1. Υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης και δικαιολογητικών

Οι ενδιαφερόμενοι/ες υποβάλλουν τουλάχιστον 2 μήνες πριν τη μετακίνησή τους ηλεκτρονική αίτηση και τα απαραίτητα δικαιολογητικά μέσω του ακόλουθου συνδέσμου:

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ_ ΚΙΝΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ

Οδηγίες για την ηλεκτρονική αίτηση επιχορήγησης 

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν πρόκειται για μετακινήσεις που θα πραγματοποιηθούν το φθινόπωρο (κυρίως τους μήνες Σεπτέμβριο και Οκτώβριο) συνιστάται η αρχική αίτηση να γίνει το αργότερο έως τις 15 Ιουλίου.

Στην πρώτη φάση της διαδικασίας, τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να μεταφορτωθούν στην ηλεκτρονική αίτηση είναι τα ακόλουθα:

• Βεβαίωση Πρόσκλησης/Αποδοχής (Invitation Letter/Letter of Acceptance) από το Ίδρυμα/φορέα υποδοχής στην οποία θα αναγράφεται οπωσδήποτε η ημερομηνία έναρξης και λήξης της εβδομάδας κινητικότητας
• Αντίγραφο αποδεικτικού γνώσης της γλώσσας επιμόρφωσης (αυτής που ορίζεται από τον φορέα υποδοχής)
  Ως ελάχιστο απαιτούμενο για τη γλώσσα επιμόρφωσης/κατάρτισης στον φορέα υποδοχής ορίζεται η καλή γνώση-επίπεδο Β2, σύμφωνα με τα επίπεδα γλωσσομάθειας του κοινού ευρωπαϊκού πλαισίου αναφοράς για τις γλώσσες.
•  Έγγραφο του άμεσου προϊσταμένου του αιτούντος με το οποίο θα:

- εγκρίνεται η μετακίνηση
- τεκμηριώνεται η συνάφεια του αντικειμένου της επιμόρφωσης με τη θέση εργασίας και τα καθήκοντα του συμμετέχοντα.

Για το διδακτικό προσωπικό, χρειάζεται η έγκριση της μετακίνησης και η τεκμηρίωση συνάφειας του αντικειμένου επιμόρφωσης η οποία υπογράφεται από τον Πρόεδρο του Τμήματος ή τον Κοσμήτορα της Σχολής, σε περίπτωση μονοτμηματικής Σχολής.

Το αργότερο έναν μήνα πριν την έναρξη της μετακίνησης, θα πρέπει να έχουν μεταφορτωθεί και τα ακόλουθα δικαιολογητικά:

• MobilityAgreement, συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο από τον/την συμμετέχοντα/ουσα, τον άμεσο προϊστάμενο του/της συμμετέχοντα/ουσας και τον φορέα υποδοχής.
• Εισιτήρια και απόδειξη πληρωμής εισιτηρίων
• Ημερήσιο πρόγραμμα δραστηριοτήτων επιμόρφωσης
• Αποδεικτικό ασφάλισης (Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης ή συμβόλαιο ιδιωτικής ασφάλισης που να καλύπτει το διάστημα της μετακίνησης).
  Ο/Η συμμετέχων/ουσα πρέπει να έχει ασφαλιστική κάλυψη υγείας, δηλαδή να έχει την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθένειας (Ε.Κ.A.Α.). Στις περιπτώσεις που η Ε.Κ.Α.Α. δεν έχει ισχύ (δηλαδή στις χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης-πλην Νορβηγίας και Ισλανδίας), τότε πρέπει να συναφθεί ιδιωτική ασφάλιση υγείας.
  Συνιστάται, επίσης, η σύναψη πρόσθετης ιδιωτικής ασφάλειας υγείας για τις περιπτώσεις δαπανών που δεν καλύπτονται από την Ε.Κ.Α.Α., όπως στις περιπτώσεις επείγουσας ιατρικής περίθαλψης ή επαναπατρισμού ή αστικής ευθύνης. Οι συμμετέχοντες/ουσες πρέπει να ενημερώνονται εκ των προτέρων για την κατάσταση που επικρατεί στη χώρα υποδοχής, όσον αφορά την ασφάλιση υγείας.

https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/asphalise/europaike-karta-asphalises-astheneias

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τυχόν καθυστέρηση στην υποβολή των δικαιολογητικών συνεπάγεται καθυστέρηση της καταβολής της Α δόσης της επιχορήγησης ή ακόμα και αδυναμία επιχορήγησης της μετακίνησης. 

2. Υπογραφή και υποβολή Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ για Επιμόρφωση

Μετά τη μεταφόρτωση των τελευταίων δικαιολογητικών και την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης, το ΤΕΔΣ αποστέλλει στον Συμμετέχοντα τη ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ Erasmus+ για Επιμόρφωση, συνοδευόμενη από αναλυτικές οδηγίες (τα προ-συμπληρωμένα προσωπικά στοιχεία που υπάρχουν στη σύμβαση αντλούνται από την ηλεκτρονική αίτηση που έχει ήδη υποβληθεί). Για τη συμπλήρωση της σύμβασης, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας (ή/και του συμβολαίου ιδιωτικής ασφάλισης) για την κάλυψη της ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης στη χώρα υποδοχής.

Επισημαίνεται πως ο/η συμμετέχων/ουσα θα χρειαστεί και Έγγραφο Αδείας από την υπηρεσία του/της, το οποίο θα κατατεθεί στον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ μαζί με τη Σύμβαση Επιχορήγησης.

3. Δήλωση φυσικού προσώπου

Μετά την υποβολή της Σύμβασης στον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ, οι υποψήφιοι/ες πρέπει να υποβάλουν, μέσω E-Forms, τη "Νέα Δήλωση φυσικού προσώπου για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό, Ε-ΔΠ-04-Ε9/Ε-ΔΠ-04-Ε10".

Ο τραπεζικός λογαριασμός πρέπει να είναι σε ελληνική τράπεζα και μπορεί να είναι ατομικός ή κοινός, αλλά οπωσδήποτε θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο του/της συμμετέχοντα/ουσας.

Για τα μέλη του προσωπικού των οποίων η μισθοδοσία γίνεται από τον ΕΛΚΕ ΕΚΠΑ ή έχουν υποβάλει Δήλωση Φυσικού Προσώπου στο παρελθόν, η διαδικασία αυτή δεν είναι υποχρεωτική, εκτός αν έχει προκύψει αλλαγή στα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού ή οποιοδήποτε από τα προσωπικά τους στοιχεία.

Η διοικητική υποστήριξη της συμμετοχής του προσωπικού στο πρόγραμμα και η έγκριση της επιχορήγησης γίνεται από το ΤΕΔΣ, ενώ η πίστωση των δόσεων της επιχορήγησης στον τραπεζικό λογαριασμό του προσωπικού γίνεται από το Τμήμα Λογιστηρίου του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του ΕΚΠΑ.
Μετά την αποστολή από το ΤΕΔΣ του αιτήματος πληρωμής προς το Λογιστήριο του ΕΛΚΕ, οι συμμετέχοντες/ουσες μπορούν να ενημερωθούν για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται το ένταλμα του Λογιστηρίου προς την τράπεζα, επικοινωνώντας:

- μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση helpdesk[at]elke.uoa[dot]gr, αναφέροντας τον αριθμό πρωτοκόλλου υποβολής της Σύμβασης Επιχορήγησης και τον ΑΦΜ  
- στο τηλέφωνο 210 727 5900, από τις 9:00 π.μ. έως τις 14:00 μ.μ.

4. Ολοκλήρωση διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα ERASMUS+ Επιμόρφωση

Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συμμετοχής στο πρόγραμμα απαιτείται, μετά την επιστροφή του/της συμμετέχοντα/ουσας, και εντός μίας εβδομάδας, η συμπλήρωση και η ηλεκτρονική αποστολή (σε μορφή pdf), στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων(ΤΕΔΣ) των παρακάτω εγγράφων:

1. Το Πιστοποιητικό Συμμετοχής (Training Certificate) υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από τον Φορέα υποδοχής, όπου θα αναφέρονται οι ακριβείς ημερομηνίες επιμόρφωσης.
Προσοχή: η ημερομηνία έκδοσης του πιστοποιητικού πρέπει να είναι ή την τελευταία ημέρα της επιμόρφωσης ή μεταγενέστερη. Σε περίπτωση που η ημέρα ταξιδίου συμπίπτει με ημέρα επιμόρφωσης, η επιχορήγηση μειώνεται ανάλογα.

2. Κάρτες επιβίβασης (boarding passes)

Προαιρετικά:
Σύντομη έκθεση των δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, καθώς και φωτογραφικό υλικό, στο πλαίσιο της διάδοσης και αξιοποίησης των αποτελεσμάτων της επιμόρφωσης.

ΠΙΣΤΩΣΗ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΔΟΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ERASMUS+ Επιμόρφωση

Μετά την κατάθεση των παραπάνω δικαιολογητικών, και αφού γίνει ο απαραίτητος έλεγχος από το ΤΕΔΣ, οι συμμετέχοντες θα λάβουν αυτοματοποιημένο e-mail,  με θέμα: Erasmus+ participant survey, που αφορά στην υποβολή της ΤΕΛΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΑ.

Η συμπλήρωση της Erasmus+ participant survey είναι υποχρεωτική για την καταβολή του υπόλοιπου (20%) της επιχορήγησης και θα πρέπει να γίνει αμέσως μετά τη λήψη του ηλεκτρονικού μηνύματος. Επειδή πρόκειται για αυτοματοποιημένο μήνυμα, είναι σκόπιμο να ελέγχεται και ο φάκελος της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (junk/spam).

Οι συμμετέχοντες/ουσες θα πρέπει να αποστείλουν στο ΤΕΔΣ το αρχείο PDF που προκύπτει μετά την υποβολή της ηλεκτρονικής Τελικής έκθεσης συμμετέχοντα– Participant Report/Survey, ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία για την αποστολής του αιτήματος πληρωμής της  δεύτερης δόσης της επιχορήγησης.

ΑΚΥΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ

Στην περίπτωση που ο/η συμμετέχων/ουσα δεν πραγματοποιήσει την κινητικότητα ή δεν ανταποκριθεί στους όρους της Σύμβασης, μέρος ή το σύνολο της επιχορήγησης θα επιστραφεί στο ΕΚΠΑ. Η επιστροφή της επιχορήγησης δεν θα ζητηθεί μόνο στην περίπτωση που ο/η συμμετέχων/ουσα δεν κατορθώσει να ολοκληρώσει τις προγραμματισμένες δραστηριότητες κινητικότητας για λόγους ανωτέρας βίας.