Ελληνικά » ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ERASMUS+ » Εξερχόμενοι Φοιτητές για Σπουδές (Erasmus+ Studies) » Διαδικασία προς το Πανεπιστήμιο Υποδοχής

Διαδικασία εγγραφής 
στο Πανεπιστήμιο υποδοχής

1. Nomination

Αμέσως μετά την επιλογή των φοιτητών οι ακαδημαϊκοί υπεύθυνοι και οι διοικητικοί υπεύθυνοι στη Γραμματεία κάθε Τμήματος αναλαμβάνουν να αποστείλουν στα Πανεπιστήμια του εξωτερικού τα στοιχεία των φοιτητών που έχουν επιλεγεί (Nomination), εντός των προθεσμιών που θέτουν τα Πανεπιστήμια υποδοχής και σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζουν. Αυτό είναι το πρώτο απαραίτητο βήμα προς τα Πανεπιστήμια υποδοχής και αν δεν γίνει, τα πανεπιστήμια απορρίπτουν τις αιτήσεις που πρέπει να υποβάλουν κατόπιν ατομικά οι φοιτητές για συμμετοχή στο πρόγραμμα, για στέγαση, κλπ. 

Επιβεβαιώστε με τον υπεύθυνο καθηγητή σας και τη Γραμματεία σας ότι έχει στείλει το Nomination στο Πανεπιστήμιο υποδοχής.

2. Εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής και υποβολή αίτησης φοιτητή Erasmus+ Studies

Το επόμενο βήμα μετά το Nomination όσον αφορά την εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής είναι η υποβολή ατομικής αίτησης φοιτητή Erasmus+ για σπουδές "Application form for Erasmus studies".

Μετά την αποστολή του Nomination από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο που σας επέλεξε, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος θα λάβετε από το Πανεπιστήμιο υποδοχής τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε για την διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε (διαδικασία αίτησης εγγραφής, διαδικασία αίτησης στέγασης, απαραίτητα δικαιολογητικά κλπ.). Κάποια Πανεπιστήμια υποδοχής στέλνουν, εναλλακτικά, το ενημερωτικό υλικό τους στο γραφείο μας (Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων του ΕΚΠΑ, ΤΕΔΣ) και εμείς το διαβιβάζουμε με email στους ακαδημαϊκούς υπεύθυνους, οι οποίοι οφείλουν να σας ενημερώσουν. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να συμβουλευθείτε τις σχετικές οδηγίες (και φόρμες) για τους εισερχόμενους στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου υποδοχής για το πρόγραμμα Erasmus+Σπουδές και να τις ακολουθήσετε. Αν παρόλα αυτά δεν καταφέρετε να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε οι ίδιοι με το γραφείο Erasmus του Πανεπιστημίου υποδοχής και να ζητήσετε να σας τις στείλουν.

Επισημαίνουμε ότι θα πρέπει να ακολουθήσετε πιστά τόσο τις οδηγίες τους όσο και τις προθεσμίες που θέτουν για την υποβολή της αίτησης και των υπόλοιπων δικαιολογητικών, καθώς πρόκειται για διαδικασία που αφορά αποκλειστικά το κάθε Πανεπιστήμιο υποδοχής.  Οι προθεσμίες αυτές μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το αν έχετε επιλεγεί για το χειμερινό ή το εαρινό εξάμηνο. Ειδικά για τους φοιτητές του εαρινού εξαμήνου η ανωτέρω διαδικασία σε πολλά Πανεπιστήμια ξεκινά το φθινόπωρο.

Για την συμπλήρωση της αίτησης για εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής απαιτείται εκτός από την υπογραφή του ίδιου του φοιτητή και υπογραφή του ακαδημαϊκού υπεύθυνου στο Τμήμα φοίτησης  -Departmental Coordinator. Κάποιες φορές απαιτείται και υπογραφή του Ιδρυματικού υπεύθυνου (Institutional Coordinator). Στην περίπτωση αυτή, απευθυνθείτε στο ΤΕΔΣ.

Μεταξύ των δικαιολογητικών που μπορεί να σας ζητήσει το Πανεπιστήμιο υποδοχής μπορεί να είναι μια βεβαίωση ότι έχετε επιλεγεί από το ΕΚΠΑ ως φοιτητής Erasmus+ Σπουδές -την οποία μπορείτε να ζητήσετε από το ΤΕΔΣ- καθώς και αναλυτική βαθμολογία, σχετικά με την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά αν ζητούν απλή φωτοτυπία ή επικυρωμένη και σε ποια γλώσσα (τις περισσότερες φορές πρόκειται για την αγγλική γλώσσα) και στη συνέχεια να απευθυνθείτε στη Γραμματεία του Τμήματος/Σχολής σας για την έκδοσή της, ώστε να έχετε το χρόνο να την μεταφράσετε.

3.   Στέγαση στο Πανεπιστήμιο υποδοχής

Οι παροχές των Πανεπιστημίων όσον αφορά τη στέγαση, τη σίτιση κλπ. ποικίλλουν και εξαρτώνται αποκλειστικά από το κάθε Πανεπιστήμιο υποδοχής. Στα περισσότερα Πανεπιστήμια προσφέρεται η επιλογή των φοιτητικών εστιών που αποτελεί τις περισσότερες φορές και την πιο οικονομική λύση, ενώ σε άλλα, προσφέρεται η επιλογή ενοικίασης δωματίου σε διαμέρισμα. Σε κάθε περίπτωση, ακολουθήστε για την στέγαση τη διαδικασία που προτείνει το Πανεπιστήμιο υποδοχής (μέσω του αντίστοιχου γραφείου Erasmus+) και φροντίστε για την έγκαιρη υποβολή της αίτησης για τη στέγαση, τηρώντας αυστηρά τις καταληκτικές ημερομηνίες και τον τρόπο υποβολής που ορίζει κάθε Πανεπιστήμιο.

Η στέγασή σας αποτελεί ένα ζήτημα το οποίο θα πρέπει να φροντίσετε σε απευθείας συνεννόηση με το Πανεπιστήμιο υποδοχής καθώς αυτό είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για να σας προσφέρει προτάσεις και εναλλακτικές λύσεις σχετικά με τη διαμονή σας.

Αν οι επιλογές στέγασης που προτείνει το Πανεπιστήμιο δεν σας καλύπτουν μπορείτε να συμβουλευτείτε την κεντρική ιστοσελίδα του ευρωπαϊκού δικτύου ESN (Erasmus Student Network), της μεγαλύτερης δηλαδή ένωσης φοιτητών ERASMUS στην Ευρώπη http://esn.org/, ή/και να ζητήσετε τη βοήθεια α) του τοπικού συλλόγου ESN του Πανεπιστημίου υποδοχής, β) του συλλόγου ESN του ΕΚΠΑ, ESNKAPA μέσω της ιστοσελίδας του http://www.esnkapa.org/ ή στέλνοντας ένα email στο outgoing[at]esnkapa[dot]org με τα ερωτήματά σας. Χρήσιμο είναι να επισκεφθείτε τις παραπάνω ιστοσελίδες ακόμα και αν έχετε εξασφαλίσει τη στέγασή σας γιατί θα βρείτε επιπλέον σημαντικές πληροφορίες και συμβουλές οι οποίες θα διευκολύνουν την παραμονή σας στο εξωτερικό (πχ. ESNcard η οποία προσφέρει μειωμένες τιμές, θεσμός του Ambassador, συμμετοχή σε δραστηριότητες, εκδηλώσεις κλπ).

Τέλος, περισσότερη βοήθεια στο θέμα της στέγασης μπορείτε να βρείτε και σε online πλατφόρμες εύρεσης στέγασης όπως η Uniplaces η οποία απευθύνεται αποκλειστικά σε φοιτητές (μπείτε μέσω της ιστοσελίδας του ESNKAPA http://www.esnkapa.org/partners/uniplaces) αλλά και σε άλλες online πλατφόρμες ενοικίασης κατοικίας όπως πχ. στην https://www.airbnb.gr/. Στην αναζήτηση στέγης μέσω internet θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί και να φροντίζετε να βεβαιώνεστε για την εγκυρότητα των ιστότοπων που επισκέπτεσθε.

4.   Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές

Συγχρόνως με την υποβολή της ατομικής αίτησης φοιτητή Erasmus+ για σπουδές προς το Πανεπιστήμιο υποδοχής είναι απαραίτητη και η αποστολή του εντύπου Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές. Με το έντυπο αυτό πιστοποιείται  η ορθή αντιστοίχιση και  αναγνώριση μαθημάτων και πιστωτικών μονάδων ECTS μέσω του ERASMUS.

Εάν το Πανεπιστήμιο υποδοχής ζητήσει μόνο το δικό του αντίστοιχο έντυπο μπορείτε να συμπληρώσετε και να αποστείλετε αυτό.  Στην περίπτωση που και τα δύο Πανεπιστήμια χρησιμοποιούν ίδια ή παρόμοια έγγραφα δεν χρειάζεται να τα συμπληρώσετε δυο φορές.

Αρκετά Πανεπιστήμια υποδοχής δεν δέχονται να υπογράψουν το Learning Agreement for Studies αν δεν έχουν λάβει όλα τα υπόλοιπα δικαιολογητικά που ζητούν από τους εισερχόμενους φοιτητές, οπότε φροντίστε να τηρήσετε πιστά τη διαδικασία υποβολής των δικαιολογητικών.

5.   Τελική αποδοχή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής

Αφού στείλετε εμπρόθεσμα στο Πανεπιστήμιο υποδοχής όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά συμπληρωμένα και υπογεγραμμένα με τον τρόπο που σας έχει υποδείξει το Πανεπιστήμιο υποδοχής (email, ταχυδρομικά, online, κλπ.), περιμένετε επίσημη απάντηση από το Πανεπιστήμιο υποδοχής σχετικά με την αποδοχή σας την οποία θα λάβετε μόλις ολοκληρωθεί η αξιολόγηση της αίτησης που καταθέσατε. Η απάντηση αυτή μπορεί να έχει τη μορφή ενημερωτικού email, επίσημης επιστολής αποδοχής ή, απλώς η αποδοχή σας να αποδεικνύεται με την επιστροφή του Learning Agreement for Studies υπογεγραμμένου από το Πανεπιστήμιο υποδοχής.

---------------------------------

Σας συνιστούμε να μην προχωρήσετε σε οποιαδήποτε ενέργεια που αφορά την αναχώρησή σας προτού λάβετε κάποιας μορφής επιβεβαίωση από το Πανεπιστήμιο υποδοχής ότι έχετε γίνει αποδεκτοί. Σε περίπτωση καθυστέρησης επικοινωνήστε αρχικά με το Πανεπιστήμιο υποδοχής και, εφόσον εξακολουθείτε να μη λαμβάνετε απάντηση, επικοινωνήστε μαζί μας προκειμένου να εξετάσουμε την περίπτωσή σας. Επίσης, φροντίστε να κρατήσετε φωτοτυπίες των εντύπων που θα στείλετε στο Πανεπιστήμιο υποδοχής καθώς και όλη την ηλεκτρονική σας επικοινωνία για το προσωπικό σας αρχείο.