Υποβολή αίτησης φοιτητή Erasmus+ Studies στο Πανεπιστήμιο υποδοχής
Οι φοιτητές αφού βεβαιωθούν ότι έχει σταλεί το Nomination στο Πανεπιστήμιο υποδοχής (από τον υπεύθυνο καθηγητή που τους επέλεξε ή τον υπεύθυνο του προγράμματος στη Γραμματεία του τμήματος) θα πρέπει να ενημερωθούν από το Πανεπιστήμιο υποδοχής για την υποβολή της αίτησης φοιτητή Erasmus+ για σπουδές "Application form for Erasmus studies".
Μετά την λήψη του Nomination, συνήθως εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, από το Πανεπιστήμιο υποδοχής στέλνονται οδηγίες για την διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει ο φοιτητής (αίτησης εγγραφής, αίτησης στέγασης, απαραίτητα δικαιολογητικά κλπ.). Οι οδηγίες αυτές συνήθως υπάρχουν και στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου υποδοχής (εισερχόμενοι φοιτητές ERASMUS).
Αν όμως οι φοιτητές δεν καταφέρουν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσουν οι ίδιοι με το γραφείο Erasmus του Πανεπιστημίου υποδοχής.
Επισημαίνουμε ότι θα πρέπει οι συμμετέχοντες να ακολουθήσουν προσεκτικά τις οδηγίες του πανεπιστημίου υποδοχής και να μην χάσουν τις προθεσμίες για την υποβολή της αίτησης και των υπόλοιπων δικαιολογητικών.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι προθεσμίες των αιτήσεων μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το εξάμηνο συμμετοχής και ιδιαίτερα για τους φοιτητές του εαρινού εξαμήνου σε πολλά Πανεπιστήμια είναι το φθινόπωρο.
Για την συμπλήρωση της αίτησης στο Πανεπιστήμιο υποδοχής απαιτείται εκτός από την υπογραφή του ίδιου του φοιτητή και υπογραφή του ακαδημαϊκού υπεύθυνου στο Τμήμα φοίτησης (Departmental Coordinator).
Κάποιες φορές απαιτείται και υπογραφή του Ιδρυματικού υπεύθυνου (Institutional Coordinator), στην περίπτωση αυτή, οι φοιτητές πρέπει να απευθυνθούν εγκαίρως στο ΤΕΔΣ.
Μεταξύ των δικαιολογητικών που μπορεί να ζητήσει το Πανεπιστήμιο υποδοχής ενδεχομένως να είναι:
- βεβαίωση φοιτητή Erasmus+ Σπουδές από το ΕΚΠΑ, η οποία εκδίδεται από το ΤΕΔΣ και θα πρέπει εγκαίρως να ζητηθεί από τον ενδιαφερόμενο με email
- αναλυτική βαθμολογία, η οποία εκδίδεται από τη Γραμματεία του Τμήματος/Σχολής.
Σχετικά με την αναλυτική βαθμολογία θα πρέπει ο φοιτητής να μάθει αν απαιτείται απλή ή επικυρωμένη φωτοτυπία καθώς και τον αποδεκτό τρόπο μετάφρασής της (απλή μετάφραση με υπογραφή καθηγητή/Γραμματείας ή επίσημη από το υπουργειό εξωτερικών). Υπάρχουν Γραμματείες που εκδίδουν βεβαιώσεις στην αγγλική γλώσσα αν τους ζητηθεί, αλλά στην περίπτωση που αυτό δεν γίνεται θα πρέπει να ζητηθεί εγκαίρως, ώστε να υπάρχει χρόνος για την μετάφρασή της.
Στέγαση στο Πανεπιστήμιο υποδοχής
Η στέγαση αποτελεί ένα ζήτημα το οποίο θα πρέπει να φροντίσουν οι φοιτητές σε απευθείας συνεννόηση με το Πανεπιστήμιο υποδοχής, καθώς αυτό είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για να προσφέρει προτάσεις και εναλλακτικές λύσεις σχετικά με τη διαμονή.
Οι παροχές των Πανεπιστημίων όσον αφορά τη στέγαση, τη σίτιση κλπ. ποικίλλουν. Στα περισσότερα Πανεπιστήμια προσφέρεται η επιλογή των φοιτητικών εστιών που αποτελεί συνήθως και την πιο οικονομική λύση. Σε κάθε περίπτωση, είναι προτιμότερο να ακολουθηθεί η διαδικασία που προτείνει το Πανεπιστήμιο υποδοχής (μέσω του αντίστοιχου γραφείου Erasmus+) γι' αυτό και χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή για την έγκαιρη υποβολή της αίτησης για τη στέγαση και την τήρηση των καταληκτικών ημερομηνιών και του τρόπου υποβολής που ορίζει κάθε Πανεπιστήμιο.
Εκτός από τις επιλογές στέγασης που προτείνει το Πανεπιστήμιο οι φοιτητές μπορούν να συμβουλευτούν την κεντρική ιστοσελίδα του ευρωπαϊκού δικτύου ESN (Erasmus Student Network), της μεγαλύτερης δηλαδή ένωσης φοιτητών ERASMUS στην Ευρώπη και της σελίδας του στο facebook ESN facebook ή να ζητήσουν τη βοήθεια του τοπικού συλλόγου ESN του Πανεπιστημίου υποδοχής http://esn.org/sections.
Χρήσιμες πληροφορίες παρέχονται και από τον σύλλογο ΕSN του ΕΚΠΑ, ESNKAPA, μέσω της ιστοσελίδας του http://www.esnkapa.org/ ή μέσω email στο outgoing[at]esnkapa[dot]org.
Στις παραπάνω ιστοσελίδες υπάρχουν επιπλέον σημαντικές πληροφορίες και συμβουλές, οι οποίες θα διευκολύνουν την παραμονή στο εξωτερικό και τη συμμετοχή στο πρόγραμμα (πχ. ESNcard η οποία προσφέρει μειωμένες τιμές, θεσμός του Ambassador, συμμετοχή σε δραστηριότητες, εκδηλώσεις κλπ).
Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην αναζήτηση στέγης μέσω internet γιατί έχουν υπάρξει περιπτώσεις εξαπάτησης.
Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές
Συγχρόνως με την υποβολή της αίτησης φοιτητή Erasmus+ για σπουδές προς το Πανεπιστήμιο υποδοχής είναι απαραίτητη και η συμπλήρωση και υποβολή στην ηλεκτρονική πλατφόρμα OLA του Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές. Με τη Συμφωνία αυτή πιστοποιείται η ορθή αντιστοίχιση και αναγνώριση μαθημάτων και πιστωτικών μονάδων ECTS μέσω του ERASMUS.
Επειδή τα Πανεπιστήμια υποδοχής για να υπογράψουν το Learning Agreement for Studies πρέπει να έχουν λάβει όλα τα υπόλοιπα δικαιολογητικά που ζητούν από τους εισερχόμενους φοιτητές, θα πρέπει οι φοιτητές να τηρήσουν τη διαδικασία και τους χρόνους υποβολής που ορίζει το κάθε Ίδρυμα.
Τελική αποδοχή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής
Αφού σταλούν από τον φοιτητή εμπρόθεσμα στο Πανεπιστήμιο υποδοχής όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά συμπληρωμένα και υπογεγραμμένα και με τον τρόπο που έχει υποδείξει το Πανεπιστήμιο υποδοχής (email, ταχυδρομικά, online, κλπ.), και αφού ολοκληρωθεί η αξιολόγηση της αίτησης τις περισσότερες φορές στέλνεται στον φοιτητή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής απάντηση αποδοχής. Η απάντηση αυτή μπορεί να έχει τη μορφή ενημερωτικού email, επίσημης επιστολής αποδοχής ή ακόμα και να αποδεικνύεται με την υπογραφή του Learning Agreement for Studies από το Πανεπιστήμιο υποδοχής.
---------------------------------
Συνιστούμε στους φοιτητές να μην προχωρούν σε οποιαδήποτε ενέργεια που αφορά την αναχώρησή τους προτού λάβουν κάποιας μορφής επιβεβαίωση/αποδοχή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής.
Σε περίπτωση που δεν λάβουν οποιαδήποτε επιβεβαίωση θα πρέπει να επικοινωνήσουν αρχικά με το Πανεπιστήμιο υποδοχής και, εφόσον εξακολουθούν να μη λαμβάνουν απάντηση, θα πρέπει να ενημερώσουν το ΤΕΔΣ προκειμένου να εξεταστεί η περίπτωση. Επίσης, θα πρέπει να διατηρούν τις φωτοτυπίες των εντύπων ή τα ηλεκτρονικά αρχεία που έστειλαν στο Πανεπιστήμιο υποδοχής καθώς και όλη την σχετική με το πρόγραμμα ηλεκτρονική επικοινωνία οπωσδήποτε μέχρι την ολοκλήρωση της συμμετοχής τους.