Ελληνικά » ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ERASMUS+ » Μακροχρόνια κινητικότητα για Σπουδές » Ολοκλήρωση της συμμετοχής

Οι φοιτητές, που ολοκληρώνουν τη συμμετοχής τους στο πρόγραμμα πρέπει να γνωρίζουν ότι:

  • Η επικοινωνία με το ΤΕΔΣ γίνεται ηλεκτρονικά και τηλεφωνικά.
  • Η διαδικασία υπογραφής των δικαιολογητικών από τους ακαδημαϊκούς υπευθύνους και τη Γραμματεία του Τμήματος φοίτησης, γίνεται με ηλεκτρονικές ή σκαναρισμένες υπογραφές μέσω email.
  • Μόλις συγκεντρώσουν όλα τα δικαιολογητικά, οι φοιτητές παρακαλούνται να τα στείλουν στον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΕΔΣ (αυτόν με τον οποίο επικοινωνούν σε όλη τη διάρκεια της συμμετοχής τους) σκαναρισμένα όλα μαζί σε μορφή pdf και να διατηρήσουν τα πρωτότυπα (εφόσον τα έχουν) γιατί ενδέχεται να ζητηθούν από το ΤΕΔΣ.
    Για τη διευκόλυνση της διαδικασίας, οι φοιτητές παρακαλούνται να στέλνουν όλα τα δικαιολογητικά μαζί σε ένα ή δύο αρχεία pdf. 
    Για τον σκοπό αυτό, υπάρχουν δωρεάν εφαρμογές (google, play store ή app store κινητού τηλεφώνου) που μετατρέπουν διάφορα αρχεία σε αρχεία pdf και τα ενοποιούν όλα σε ένα. 
  • Η προθεσμία υποβολής των δικαιολογητικών στο ΤΕΔΣ για όλους τους φοιτητές είναι δύο (2) μήνες μετά τη λήξη της περιόδου των σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής.
    Εξαίρεση αποτελούν οι φοιτητές του εαρινού εξαμήνου, των οποίων οι σπουδές στο Πανεπιστήμιο υποδοχής λήγουν από 15 Αυγούστου έως 30 Σεπτεμβρίου, για τους οποίους η προθεσμία υποβολής των δικαιολογητικών δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να υπερβεί την 15η Οκτωβρίου.

Δικαιολογητικά που πρέπει να υποβληθούν στο ΤΕΔΣ για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα Erasmus+ Σπουδές

1. Tο CERTIFICATE OF STUDY PERIOD AT HOST INSTITUTION πλήρως συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο.

Το A μέρος του εγγράφου, Certificate of Enrollment, συμπληρώνεται και υπογράφεται κατά την εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής και αποστέλεται με email στο ΤΕΔΣ.
Το B μέρος του εγγράφου, Certificate of Completion of studies, συμπληρώνεται και υπογράφεται λίγο πριν τη λήξη του προγράμματος σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής.

Κατά τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου, πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες που θα αναγράφονται, γιατί αποτυπώνουν το διάστημα συμμετοχής στο πρόγραμμα και σε συνδυασμό με τις ημερομηνίες των ταξιδιωτικών εγγράφων συμβάλουν στον τελικό υπολογισμό του χρηματικού ποσού της υποτροφίας. 

Αν βεβαιώνεται μεγαλύτερο διάστημα από αυτό που αναγράφεται στη Σύμβαση οι πρόσθετες ημέρες θα θεωρούνται ως περίοδος «μηδενικής επιχορήγησης (zero-grant). Αν βεβαιώνεται μικρότερο διάστημα τότε γίνεται επανυπολογισμός της επιχορήγησης και η χρηματική διαφορά είτε θα συμψηφίζεται με τη δεύτερη δόση της υποτροφίας, είτε, αν είναι μεγαλύτερη από τη δεύτερη δόση, θα ζητηθεί να επιστραφεί το ανάλογο ποσό από τον φοιτητή. Στην περίπτωση που το μικρότερο διάστημα είναι 5 ημέρες ή λιγότερο τότε δεν γίνεται επανυπολογισμός/μείωση της επιχορήγησης.

Σημειώνεται ότι επιχορηγείται μόνο το διάστημα κατά το οποίο ο φοιτητής θα βρίσκεται στη χώρα υποδοχής και από εκεί θα συμμετέχει είτε με συνεχή φυσική παρουσία, είτε μικτά/blended (δηλαδή με φυσική παρουσία στην αρχή και με εικονική στη συνέχεια ή και το αντίστροφο). Το διάστημα συμμετοχής στο πρόγραμμα μέσω on line μαθήματων/εξετάσεων από την Ελλάδα δεν επιχορηγείται.

2. Τα ΤΑΞΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ (boarding passes/εισιτήρια αναχώρησης και επιστροφής) που πιστοποιούν τη μετακίνηση στη χώρα υποδοχής.

3. Το LEARNING AGREEMENT FOR STUDIES/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές καθώς και οποιεσδήποτε τροποποιήσεις έχουν γίνει στους πίνακες A2 και Β2, Changes to Table A and Table B (if applicable) υπογεγραμμένo από όλους.

4. Το TRANSCRIPT OF RECORDS (ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗΣ ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΑΣ).

Το έντυπο αυτό εκδίδεται από το Πανεπιστήμιο υποδοχής μετά την ολοκλήρωση των σπουδών και τις περισσότερες φορές η έκδοσή του απαιτεί περίπου 4-5 εβδομάδες. Οι φοιτητές πρέπει να φροντίσουν πριν την αναχώρησή τους από το Πανεπιστήμιο υποδοχής να πληροφορηθούν με ποιο τρόπο (ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά) και σε ποια διεύθυνση (του φοιτητή ή τμήματος του πανεπιστημίου) θα αποσταλεί.

Υπενθυμίζουμε ότι όλοι οι φοιτητές που μετακινούνται στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus οφείλουν να παρακολουθήσουν τα μαθήματα που έχουν δηλώσει στο Learning Agreement For Studies, να εξετασθούν σε αυτά και να προσπαθήσουν να επιτύχουν σε όλα, ώστε να έχουν δηλαδή συνολικά μια ικανοποιητική επίδοση, αξιοποιώντας το χρόνο της περιόδου Erasmus, με στόχο την αναγνώριση των σπουδών τους.

Στην περίπτωση παρακολούθησης μαθημάτων και συμμετοχής σε εξετάσεις, στο Transcript of Records αναγράφονται όλα τα μαθήματα που παρακολούθησε ο φοιτητής, αυτά στα οποία εξετάσθηκε, ο βαθμός που έλαβε και τα αντίστοιχα ECTS credits.

Στην περίπτωση φοιτητών που εκπόνησαν στο Πανεπιστήμιο υποδοχής μέρος ή σύνολο πρακτικής/κλινικής άσκησης, πτυχιακής ή διπλωματικής εργασίας ή διδακτορικής διατριβής για τα οποία δεν προβλέπονται εξετάσεις, αντί για το Transcript of Records θα πρέπει να αποστείλουν στο ΤΕΔΣ την Έκθεση Αξιολόγησης/προόδου της εργασίας του φοιτητή, συμπληρωμένη από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του Πανεπιστημίου υποδοχής με αναγραφή -εφόσον υπάρχει- βαθμολογίας και αντίστοιχων ECTS credits (ERASMUS+ STUDIES PROJECT THESIS ASSESSMENT REPORT/υπόδειγμαεφόσον το Πανεπιστήμιο υποδοχής δεν διαθέτει ανάλογο έντυπο).

5. Το ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 

Το έγγραφο αυτό πιστοποιεί την αναγνώριση των προβιβάσιμων μαθημάτων, των πιστωτικών μονάδων τους  και του χρόνου των σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής. 

Στο Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών γράφονται ΜΟΝΟ τα μαθήματα που έχουν προβιβάσιμο βαθμό. 
Οι φοιτητές θα πρέπει μαζί με το Transcript of records ή το Project/Thesis Assessment Report να το προσκομίσουν στον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του Τμήματός τους, ούτως ώστε να γίνει η αντιστοιχία των μαθημάτων/εργασίας σύμφωνα με το Learning Agreement for studies. Ο υπεύθυνος καθηγητής και ο/η Γραμματέας του Τμήματος υπογράφουν το Πιστοποιητικό και στη συνέχεια οι βαθμοί των μαθημάτων καταχωρίζονται από τη Γραμματεία του τμήματος στο my_studies.

Η Γραμματεία του Τμήματος φοίτησης στο ΕΚΠΑ κρατά ένα αντίγραφο του Πιστοποιητικού Αναγνώρισης Σπουδών και το πρωτότυπο επιδίδεται στον φοιτητή ώστε να το αποστείλει μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά στο ΤΕΔΣ.

Οι φοιτητές που δεν έχουν επιτύχει σε κανένα μάθημα δεν συμπληρώνουν το Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών.

6. Το αρχείο PDF που προκύπτει μετά την υποβολή της ηλεκτρονικής Τελικής έκθεσης συμμετέχοντα– Participant Report/Surveyστην ηλεκτρονική πλατφόρμα Mobility Tool/Beneficiary Module. 

Για την έκθεση αποστέλλεται αυτοματοποιημένο ηλεκτρονικό μήνυμα στη λήξη του διαστήματος συμμετοχής,  το οποίο περιέχει πρόσκληση -link- για τη σύνδεση στην πλατφόρμα και την υποβολή της Τελικής έκθεσης. Η συμπλήρωση της Τελικής έκθεσης είναι υποχρεωτική για την καταβολή του υπόλοιπου (20%) της επιχορήγησης και θα πρέπει να γίνει αμέσως μετά τη λήψη του ηλεκτρονικού μηνύματος. 

Πίστωση δεύτερης δόσης της επιχορήγησης Erasmus+ Σπουδές

Η πίστωση του υπόλοιπου ποσού (20%) της επιχορήγησης στον λογαριασμό των φοιτητών (σύμφωνα με το άρθρο 4.2 της Σύμβασης) γίνεται εφόσον έχουν αποσταλεί όλα τα προαναφερόμενα δικαιολογητικά στο ΤΕΔΣ

 

Στο ΤΕΔΣ θα ελεγχθεί:

Α) η πραγματική διάρκεια σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής, όπως αυτή βεβαιώνεται από τις ημερομηνίες που αναγράφονται στο Certificate of Study Period at Host Institution αλλά και στα ταξιδιωτικά έγγραφα.

Β) το Transcript of Records, λαμβάνοντας υπόψη την προϋπόθεση ότι ο φοιτητής πρέπει να διένυσε μια επιτυχή περίοδο σπουδών στο εξωτερικό και από τα μαθήματα που πέρασε στο ίδρυμα υποδοχής να έλαβε τουλάχιστον 10 ECTS credits/πιστωτικές μονάδες (για περισσότερες λεπτομέρειες συμβουλευτείτε την ενότητα Ακαδημαϊκές υποχρεώσεις).

Στη συνέχεια και εφόσον πληρούνται οι ακαδημαϊκές υποχρεώσεις

  • αν δεν υπάρχει διαφορά στο βεβαιωμένο διάστημα συμμετοχής, εκδίδεται εντολή προς το λογιστήριο του ΕΛΚΕ για την καταβολή του υπολειπόμενου 20% του ποσού της επιχορήγησης
  • αν υπάρχει διαφορά στο βεβαιωμένο διάστημα συμμετοχής και προκύπτει ότι η διάρκεια σπουδών ήταν μικρότερη από την προγραμματισμένη, θα υπάρξει συμψηφισμός με το υπολειπόμενο 20% του συνολικού ποσού και είτε θα προκύψει μηδενικό υπόλοιπο, είτε θα εκδοθεί εντολή προς το λογιστήριο του ΕΛΚΕ για την καταβολή του νέου μικρότερου υπολοίπου σύμφωνα με το νέο διάστημα, είτε θα ζητηθεί επιστροφή μέρους της πρώτης δόσης που έχει ήδη καταβληθεί.
  • στην περίπτωση που προκύπτει ότι η συμμετοχή στο πρόγραμμα έγινε μόνο μέσω on line μαθημάτων από την Ελλάδα δεν θα καταβληθεί δεύτερη δόση και θα ζητηθεί επιστροφή της πρώτης δόσης εφόσον έχει ήδη καταβληθεί στον φοιτητή.