Οι επιλεγμένοι/ες φοιτητές/τριες προκειμένου να οριστικοποιήσουν την συμμετοχή τους στο πρόγραμμα και να λάβουν την προβλεπόμενη επιχορήγηση πρέπει να ακολουθήσουν τα παρακάτω βήματα:
Υποβολή στο ΤΕΔΣ ηλεκτρονικής αίτησης/εγγραφής στο πρόγραμμα
Η αίτηση υποβάλλεται στην online πλατφόρμα του ΤΕΔΣ από όλους τους φοιτητές που έχουν επιλεχθεί (χειμερινό εξάμηνο, εαρινό εξάμηνο και όλο το ακαδημαϊκό έτος 2024-2025).
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ ERASMUS+ ΣΠΟΥΔΕΣ 2024-2025
Ημερομηνίες υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης για το 2024-2025 (5-18 ΑΠΡΙΛΙΟΥ 2024)
Μετά το κλείσιμο της πλατφόρμας, ελέγχεται αν υποβλήθηκε επιτυχώς η αίτηση. Αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΤΕΔΣ επικοινωνεί με τον/την φοιτητή/τρια για την διευθέτησή του. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της κινητικότητας, στα πιστοποιητικά γλωσσομάθειας και στα δικαιολογητικά για την ένταξη φοιτητών σε ομάδα με λιγότερες ευκαιρίες για τη δυνατότητα επιπλέον επιχορήγησης.
Μετά τον έλεγχο της αίτησης και την οριστικοποίηση των καταχωρισμένων στοιχείων, οι φοιτητές/τριες λαμβάνουν ενημερώσεις από το ΤΕΔΣ για κάθε επόμενο στάδιο της διαδικασίας συμμετοχής.
Κατά την επεξεργασία των αιτήσεων και των δικαιολογητικών, προηγούνται οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το χειμερινό εξάμηνο ή ολόκληρο το ακαδημαϊκό έτος.
Χρήσιμα έγγραφα για την συμπλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης προς το ΤΕΔΣ:
- ΟΔΗΓΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ERASMUS+ ΣΠΟΥΔΕΣ_2024-2025
- ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΩΝ ΑΚΑΔ. ΕΤΟΣ 2024-2025
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Για να ολοκληρωθεί/οριστικοποιηθεί η συμμετοχή στο πρόγραμμα, οι επιλεγμένοι φοιτητές πρέπει επίσης να ακολουθήσουν και κάποια βήματα για την εγγραφή τους στο πανεπιστήμιο υποδοχής:
Διαδικασία εγγραφής στο Πανεπιστήμιο υποδοχής
Η διαδικασία είναι διαφορετική για κάθε πανεπιστήμιο, οπότε οι φοιτητές/τριες πρέπει να ακολουθήσουν τις οδηγίες που θα λάβουν από το πανεπιστήμιο υποδοχής.
Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στη αποστολή του nomination, από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο της διμερούς συμφωνίας ή την Γραμματεία του τμήματος, στο πανεπιστήμιο υποδοχής. Οι φοιτητές πρέπει να βεβαιωθούν ότι έχει σταλεί εγκαίρως το nomination, γιατί μόνο μέσω αυτού το πανεπιστήμιο υποδοχής λαμβάνει τα στοιχεία τους για να τους στείλει τις οδηγίες που χρειάζονται για την εγγραφή τους εκεί, αλλά και τις υπόλοιπες πληροφορίες για τη στέγαση και τα μαθήματα. Αν και αρκετά πανεπιστήμια τις πληροφορίες αυτές τις αναρτούν και στην ιστοσελίδα τους, ωστόσο μόνο το nomination αποτελεί την επίσημη δήλωση της επιλογής τους και χωρίς αυτό οι αιτήσεις τους δεν γίνονται δεκτές.
Οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το χειμερινό εξάμηνο ή όλο το ακαδημαϊκό έτος, πρέπει αμέσως μετά την επιλογή τους (και εφόσον έχει σταλεί το nomination στο πανεπιστήμιο υποδοχής) και παράλληλα με τη διαδικασία της αίτησης προς το ΕΚΠΑ και τη συμπλήρωση του Learning Agreement, να φροντίσουν να υποβάλουν και την αίτησής τους προς το Πανεπιστήμιο υποδοχής.
Οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το εαρινό εξάμηνο, ασχολούνται με τη διαδικασία αυτή, ως επί το πλείστων, αργότερα το φθινόπωρο, σύμφωνα όμως πάντα με το χρονοδιάγραμμα του πανεπιστήμιου υποδοχής, γιατί δεν αποκλείεται κάποια πανεπιστήμια να ορίζουν την ίδια περίοδο αιτήσεων και για το χειμερινό και για το εαρινό εξάμηνο.
Περισσότερες πληροφορίες δείτε και στην ενότητα Διαδικασία προς το πανεπιστήμιο υποδοχής για την εγγραφή και αποδοχή.
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Μετά τον έλεγχο της ηλεκτρονικής αίτησης και των δικαιολογητικών που έχουν υποβληθεί στο ΤΕΔΣ, περιγράφονται παρακάτω συνοπτικά τα επόμενα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν οι φοιτητές/τριες:
1. Υποβολή On line Learning Agreement - OLA
Το Learning Agreement, είναι μια τριμερής συμφωνία σπουδών στην οποία αποτυπώνεται η αντιστοίχιση των μαθημάτων που θα παρακολουθήσουν οι φοιτητές/τριες στο πανεπιστήμιο υποδοχής με τα μαθήματα που θα τους αναγνωριστούν στο ΕΚΠΑ.
Συμπληρώνεται και υπογράφεται μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας OLA - Online Learning Agreement, η οποία δίνει τη δυνατότητα αφενός στον/στην φοιτητή/τρια να συμπληρώνει/υποβάλει και να τροποποιεί ψηφιακά στην πλατφόρμα το Learning Agreement και αφετέρου στους ακαδημαϊκούς υπεύθυνους να το ελέγχουν, εγκρίνουν/υπογράφουν ή απορρίπτουν, επίσης ψηφιακά, στην ίδια πλατφόρμα. Η εύρεση και η αντιστοιχία των μαθημάτων γίνεται απαραιτήτως με τη βοήθεια των ακαδημαϊκών υπευθύνων ώστε να συμπληρωθεί σωστά το Learning Agreement. Περισσότερες πληροφορίες δείτε στην ενότητα Οδηγίες για το Learning Agreement.
Οι φοιτητές/τριες που θα μετακινηθούν το εαρινό εξάμηνο, θα ασχοληθούν με τη διαδικασία του Learning Agreement αργότερα το φθινόπωρο, σύμφωνα πάντα με το χρονοδιάγραμμα του πανεπιστήμιου υποδοχής και τη δημοσίευση του προγράμματος σπουδών του εαρινού εξαμήνου.
2. Επιλογή πράσινης μετακίνησης
Οι φοιτητές/τριες, όσον αφορά την μετακίνησή τους προς το πανεπιστήμιο υποδοχής και την επιστροφή τους από αυτό, μπορούν να επιλέξουν την πράσινη μετακίνηση. Δηλαδή, το ταξίδι με μέσα μεταφοράς με μειωμένο αποτύπωμα άνθρακα, όπως, λεωφορείο, τρένο ή συνεπιβατισμό (carpooling). Τα μέσα αυτά πρέπει να χρησιμοποιηθούν για την κάλυψη μεγαλύτερου του ήμισυ της χιλιομετρικής απόστασης μεταξύ του πανεπιστημίου υποδοχής και του ΕΚΠΑ, με βάση τον Erasmus+ Distance Calculator (https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator). Όσοι επιλέξουν πράσινη μετακίνηση, μπορούν να λάβουν μια εφάπαξ πρόσθετη επιχορήγηση επιπλέον της μηνιαίας επιχορήγησης Erasmus+, ύψους 50 ευρώ, ως ενίσχυση για την κάλυψη δαπανών ταξιδίου και έως 4 ημέρες πρόσθετη επιχορήγηση ατομικής υποστήριξης, για την κάλυψη των ημερών ταξιδίου μετ’ επιστροφής.
Οι φοιτητές/τριες θα ενημερωθούν από το ΤΕΔΣ εγκαίρως με email για το πότε και πως θα πρέπει να δηλώσουν την πράσινη μετακίνηση, εφόσον την επιλέξουν.
3. Έκδοση ΕΚΑΑ
Περίπου 2 μήνες πριν την έναρξη της κινητικότητας οι φοιτητές/τριες πρέπει να φροντίσουν για την έκδοση της Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθένειας από τον ασφαλιστικό τους φορέα. Περισσότερα δείτε στην ενότητα Ιατροφαρμακευτική περίθαλψη στην χώρα υποδοχής
4. Υποβολή της Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ Σπουδές
Περίπου δύο μήνες πριν την έναρξη της κινητικότητας (σύμφωνα με το πρόγραμμα σπουδών του ιδρύματος υποδοχής) αποστέλλεται από το ΤΕΔΣ στους/στις φοιτητές/τριες μέσω e-mail η Σύμβαση Επιχορήγησης Erasmus+ Σπουδές, συνοδευόμενη από αναλυτικές οδηγίες. Για την συμπλήρωση της σύμβασης οι φοιτητές/τριες θα πρέπει έχουν (ή να έχουν υποβάλλει ήδη αίτηση έκδοσης) την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας.
5. Δήλωση τραπεζικού λογαριασμού
Λίγο πριν ή λίγο μετά την υποβολή της Σύμβασης Επιχορήγησης, οι φοιτητές/τριες θα κληθούν να υποβάλουν τα στοιχεία του τραπεζικού τους λογαριασμού, στον οποίο θα εμβαστεί το ποσό της επιχορήγησης. Περισσότερα, δείτε στην ενότητα Επιχορήγηση
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Μετά την αναχώρηση για το πανεπιστήμιο υποδοχής:
1. Συμπλήρωση του Certificate of study period at host institution
Μετά την άφιξη στην χώρα υποδοχής οι φοιτητές θα πρέπει να φροντίσουν για τη συμπλήρωση και υπογραφή από το πανεπιστήμιο υποδοχής του πρώτου μέρους "Certificate of Enrollment" του εγγράφου Certificate of Study Period at Host Institution. Το υπογεγραμμένο έγγραφο θα πρέπει να αποσταλεί με email στον/ην αρμόδιο/α υπάλληλο του ΤΕΔΣ.
Το δεύτερο μέρος "Certificate of Completion of studies" θα συμπληρωθεί και θα υπογραφεί στο τέλος των σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής και να υποβληθεί στο ΤΕΔΣ μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα, Βρείτε το συγκεκριμένο έγγραφο, και άλλες πληροφορίες, στην ενότητα Ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα.
Κατά τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες που θα αναγραφούν γιατί καθορίζουν το χρονικό διάστημα βάση του οποίου θα προκύψει το τελικό χρηματικό ποσό και κατά συνέπεια η οικονομική εκκαθάριση της επιχορήγησης*.
*Αν βεβαιώνεται μικρότερο διάστημα από αυτό που αναγράφεται στη Σύμβαση Επιχορήγησης, γίνεται επαναϋπολογισμός της επιχορήγησης και η χρηματική διαφορά που προκύπτει συμψηφίζεται με τη δεύτερη δόση της επιχορήγησης ή, αν η διαφορά είναι πολύ μεγάλη, μπορεί ακόμα και να ζητηθεί να επιστραφεί μέρος της α δόσης που έχει καταβληθεί. Αν βεβαιώνεται μεγαλύτερο διάστημα, αυτό θεωρείται ως διάστημα zero grant, καθώς δεν υπάρχει δυνατότητα αύξησης της αρχικής χρηματοδότησης, εκτός αν υπάρξουν εν τω μεταξύ νέες αποφάσεις.
2. Αλλαγές στο Learning Agreement
Κατά τη διάρκεια της κινητικότητας μπορεί να προκύψουν αλλαγές στο πρόγραμμα σπουδών, οπότε οι φοιτητές/τριες θα πρέπει να φροντίσουν για την συμπλήρωση, υπογραφή και υποβολή του Changes to the Learning Agreement.
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Μετά την επιστροφή από το πανεπιστήμιο υποδοχής:
Λεπτομέρειες για τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσουν οι φοιτητές/τριες για την ολοκλήρωση της συμμετοχής στο πρόγραμμα μπορούν να δουν στην ενότητα Ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα.
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Ακύρωση/διακοπή συμμετοχής:
Σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγο ακυρωθεί η συμμετοχή στο πρόγραμμα Erasmus+ οι φοιτητές/τριες οφείλουν να:
Ενημερώσουν αμέσως το ΤΕΔΣ στέλνοντας email με λεπτομέρειες για τον λόγο της ακύρωσης /διακοπής. Ταυτόχρονα, πρέπει να ενημερώσουν:
α) τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του τμήματος τους στο ΕΚΠΑ, και
β) το Πανεπιστήμιο υποδοχής.
Εάν έχει ήδη πιστωθεί ο τραπεζικός λογαριασμός με το ποσό της επιχορήγησης, θα ζητηθεί η άμεση επιστροφή των χρημάτων.