Ελληνικά » ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ERASMUS+ » Διεθνής Kινητικότητα » Διαδικασία συμμετοχής εξερχόμενων φοιτητών

Οι φοιτητές που θα συμμετάσχουν στο πρόγραμμα επιλέγονται από το Τμήμα στο οποίο φοιτούν.

Αφού επιλεγούν, πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω, τόσο όσον αφορά την εγγραφή τους στο Πανεπιστήμιο υποδοχής όσο και τη διαδικασία προς το ΕΚΠΑ για την επιχορήγηση:

Διαδικασία εγγραφής στο Πανεπιστήμιο υποδοχής

1.  Nomination

Αμέσως μετά την επιλογή των φοιτητών, το Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων - ΤΕΔΣ αποστέλλει στα Πανεπιστήμια του εξωτερικού τα στοιχεία των φοιτητών που έχουν επιλεγεί.

2.  Εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής και υποβολή αίτησης φοιτητή Erasmus+ International Mobility

Το επόμενο βήμα μετά το Nomination όσον αφορά την εγγραφή σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής είναι η υποβολή ατομικής αίτησης φοιτητή στο πλαίσιο του Erasmus+ International Mobility ακολουθώντας πιστά τη διαδικασία που υποδεικνύεται από το πανεπιστήμιο  υποδοχής στο οποίο θα μετακινηθείτε. H διαδικασία διαφέρει από πανεπιστήμιο σε πανεπιστήμιο (διαδικασία αίτησης εγγραφής, διαδικασία αίτησης στέγασης κλπ.), οπότε απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή. Επίσης, οι προθεσμίες διαφέρουν ανάλογα με το αν έχετε επιλεγεί για το χειμερινό ή το εαρινό εξάμηνο. Ειδικά για τους φοιτητές του εαρινού εξαμήνου η ανωτέρω διαδικασία στα Πανεπιστήμια ξεκινά το φθινόπωρο και όχι νωρίτερα.

Για την συμπλήρωση της αίτησης για εγγραφή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής απαιτείται εκτός από την υπογραφή του ίδιου του φοιτητή και υπογραφή του ακαδημαϊκού υπεύθυνου στο Τμήμα φοίτησης  -Departmental Coordinator- και κάποιες φορές υπογραφή και του Ιδρυματικού συντονιστή Institutional Coordinator. Ο Ιδρυματικός συντονιστής του ΕΚΠΑ για το πρόγραμμα Erasmus+ είναι ο Αναπληρωτής Πρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Διεθνών Σχέσεων Καθηγητής Κωνσταντίνος Μπουραζέλης (Διεύθυνση: Πανεπιστημίου 30,  Κεντρικό κτίριο ΕΚΠΑ, ισόγειο) και για να λάβετε την υπογραφή του, στο αντίστοιχο σημείο της αίτησης, πρέπει να περάσετε πρώτα από το ΤΕΔΣ για να ελεγχθούν τα στοιχεία που έχετε συμπληρώσει.

Μεταξύ των δικαιολογητικών που μπορεί να σας ζητήσει το Πανεπιστήμιο υποδοχής μπορεί να είναι μια βεβαίωση ότι έχετε επιλεγεί από το ΕΚΠΑ ως φοιτητής Erasmus+ -την οποία μπορείτε να αιτηθείτε και να λάβετε από το ΤΕΔΣ- καθώς και αναλυτική βαθμολογία, σχετικά με την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά αν ζητούν απλή φωτοτυπία ή επικυρωμένη και σε ποια γλώσσα (τις περισσότερες φορές πρόκειται για την αγγλική γλώσσα) και στη συνέχεια να απευθυνθείτε στη Γραμματεία του Τμήματος/Σχολής σας για την έκδοσή της ώστε να έχετε το χρόνο να την μεταφράσετε.

Τέλος, εκτός από την υποβολή της ατομικής αίτησης φοιτητή Erasmus+ προς το Πανεπιστήμιο υποδοχής είναι απαραίτητη και η συμπλήρωση και αποστολή του εντύπου Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές. Με το έντυπο αυτό πιστοποιείται  η ορθή αντιστοίχιση και αναγνώριση μαθημάτων και πιστωτικών μονάδων ECTS μέσω του προγράμματος Erasmus+ και πρέπει να υποβληθεί και στο ΤΕΔΣ μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά που αφορούν τη διαδικασία χορήγησης της υποτροφίας Erasmus+.

Για τη συμπλήρωση του Learning Agreement for Studies ακολουθήστε τις οδηγίες που υπάρχουν στη δεξιά στήλη (Γενικές Πληροφορίες) «Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές». Εάν το Πανεπιστήμιο υποδοχής ζητήσει το δικό του έντυπο μπορείτε να συμπληρώσετε και να αποστείλετε αυτό.  Στην περίπτωση που και τα δύο Πανεπιστήμια χρησιμοποιούν ίδια ή παρόμοια έγγραφα δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε δυο φορές.

3.  Στέγαση στο Πανεπιστήμιο υποδοχής

Η στέγασή σας αποτελεί ένα ζήτημα το οποίο θα πρέπει να φροντίσετε σε απευθείας συνεννόηση με το Πανεπιστήμιο υποδοχής καθώς αυτό είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για να σας προσφέρει προτάσεις και εναλλακτικές λύσεις σχετικά με τη διαμονή σας.

Οι παροχές των Πανεπιστημίων όσον αφορά τη στέγαση, τη σίτιση κλπ. ποικίλλουν και εξαρτώνται αποκλειστικά από το κάθε Πανεπιστήμιο υποδοχής. Στα περισσότερα Πανεπιστήμια προσφέρεται η επιλογή των φοιτητικών εστιών που αποτελεί και την πιο οικονομική λύση, ενώ σε άλλα, προσφέρεται η επιλογή ενοικίασης δωματίου σε διαμέρισμα.

Φροντίστε για την έγκαιρη υποβολή της αίτησης για τη στέγαση τηρώντας αυστηρά τις καταληκτικές ημερομηνίες και τον τρόπο υποβολής που ισχύει σε κάθε Πανεπιστήμιο.

4.  Τελική αποδοχή από το Πανεπιστήμιο υποδοχής

Αφού στείλετε εμπρόθεσμα στο Πανεπιστήμιο υποδοχής όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά συμπληρωμένα και υπογεγραμμένα με τον τρόπο που σας έχει υποδείξει το Πανεπιστήμιο υποδοχής (email, ταχυδρομικά, online, κλπ.) περιμένετε επίσημη απάντηση από το Πανεπιστήμιο υποδοχής σχετικά με την αποδοχή σας, την οποία θα λάβετε μόλις ολοκληρωθεί η αξιολόγηση της αίτησης που καταθέσατε.

Σας συνιστούμε να μην προχωρήσετε σε οποιαδήποτε ενέργεια που αφορά την αναχώρησή σας προτού λάβετε κάποιας μορφής επιβεβαίωση από το Ίδρυμα υποδοχής ότι έχετε γίνει αποδεκτοί. Σε περίπτωση καθυστέρησης, επικοινωνήστε αρχικά με το Ίδρυμα υποδοχής και, εφόσον εξακολουθείτε να μη λαμβάνετε απάντηση, επικοινωνήστε μαζί μας προκειμένου να εξετάσουμε την περίπτωσή σας. Επίσης φροντίστε να κρατήσετε φωτοτυπίες των εντύπων που θα στείλετε στο Πανεπιστήμιο υποδοχής για το προσωπικό σας αρχείο.

Διαδικασία προς το ΕΚΠΑ για την επιχορήγηση 

Οι επιλεγμένοι φοιτητές θα πρέπει να ακολουθήσουν τις παρακάτω οδηγίες προκειμένου να λάβουν την επιχορήγηση του προγράμματος.  

Δυο μήνες πριν την μετακίνηση
πρέπει να κατατεθούν στο ΤΕΔΣ τα παρακάτω δικαιολογητικά:
 

  1. Ηλεκτρονική αίτηση συμπληρωμένη σύμφωνα με τις Οδηγίες συμπλήρωσης της Αίτησης Erasmus+ Διεθνής κινητικότητα). 
    Σημείωση: Η αίτηση είναι αρχείο σε μορφή επεξεργάσιμου PDF, το οποίο πρέπει πριν από όλα να κατεβάσετε και αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας. Η συμπλήρωσή της πρέπει να γίνει ηλεκτρονικά και μόνο με Adobe Acrobat Reader  (Έκδοση 10 ή μεταγενέστερη) και όχι από άλλους pdf readers όπως foxit ή nitro και  απαιτεί περιβάλλον Windows.
    Να μην χρησιμοποιήσετε για την επεξεργασία της  Mac, tablet, iPad ή άλλα smart phones.

Λίγες ημέρες μετά, οι φοιτητές ειδοποιούνται με email και καλούνται να καταθέσουν την Αίτησή τους σε έντυπη μορφή, κατάλληλα υπογεγραμμένη και συνοδευόμενη από τα παρακάτω:

  1. Επιστολή επιλογής από το Τμήμα φοίτησης στο ΕΚΠΑ (Nomination letter)
  2. Επιστολή αποδοχής από το Πανεπιστήμιο υποδοχής (Acceptance letter)
  3. Learning Agreement for Studies /Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές κατάλληλα συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο από τους ακαδημαϊκούς υπεύθυνους των δυο Πανεπιστημίων. Περισσότερα στις Γενικές πληροφορίες (δεξιά στήλη) 
    Σημείωση: Στην περίπτωση που το πανεπιστήμιο υποδοχής καθυστερεί να σας επιστρέψει υπογεγραμμένο το Learning Agreement, πρέπει να καταθέσετε στο ΤΕΔΣ το Learning Agreement συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο έστω από εσάς και τον ακαδημαϊκό σας υπεύθυνο στο ΕΚΠΑ. Όταν κατόπιν λάβετε το υπογεγραμμένο και από το Πανεπιστήμιο υποδοχής, θα το καταθέσετε άμεσα κι αυτό στο ΤΕΔΣ.
  4. Αποδεικτικό του Πανεπιστημίου υποδοχής (e-mail, απόσπασμα ιστοσελίδας ή οδηγού σπουδών κ.λπ.) για τις ακριβείς ημερομηνίες έναρξης και λήξης της περιόδου σπουδών.
  5. Φωτοτυπία της πρώτης σελίδας του βιβλιαρίου του τραπεζικού λογαριασμού του υποτρόφου
  6. Υπεύθυνη δήλωση ότι ο υπότροφος έλαβε γνώση των όρων του προγράμματος Erasmus+ που αναφέρονται στην από 26.01.2016 απόφαση της Συγκλήτου του ΕΚΠΑ και ότι θα επιστρέψει τυχόν οφειλόμενο μέρος ή το σύνολο της εισπραχθείσας υποτροφίας, εάν αυτό του ζητηθεί με βάση την παραπάνω απόφαση. Εκτυπώστε την υπεύθυνη δήλωση και υπογράψτε την.
  7. Αντίγραφα (όχι επικυρωμένα) των πιστοποιητικών ξένων γλωσσών
  8. Μόνο για τους υποψήφιους διδάκτορες: έγγραφο του Τμήματος φοίτησης όπως αναφέρεται πιο πάνω.

40 ημέρες πριν την μετακίνηση
πρέπει να κατατεθούν στο ΤΕΔΣ τα παρακάτω δικαιολογητικά:

  1. Φωτοτυπία του Ασφαλιστήριου Συμβολαίου το οποίο να καλύπτει τα 2 υποχρεωτικά είδη ασφάλισης
  2. Φωτοτυπία της θεώρησης εισόδου (visa) εφόσον απαιτείται
  3. Φωτοτυπία του εισιτηρίου και της απόδειξης πώλησης που έχει εκδοθεί στα στοιχεία του συμμετέχοντα.

Υπογραφή Σύμβασης Επιχορήγησης Erasmus+ Διεθνής κινητικότητα

Μετά την κατάθεση της Αίτησης και των λοιπών δικαιολογητικών και μετά την επεξεργασία τους από το ΤΕΔΣ, θα σας σταλεί μέσω e-mail σε μορφή επεξεργάσιμου pdf η Σύμβαση Επιχορήγησης Erasmus+ Διεθνής κινητικότητα, συμπληρωμένη σύμφωνα με τα στοιχεία που θα έχετε καταχωρήσει στην Αίτησή σας την οποία θα πρέπει να τυπώσετε σε τρία αντίγραφα, να υπογράψετε και να καταθέσετε στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων - ΤΕΔΣ.

Σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγο ακυρωθεί η συμμετοχή σας στο πρόγραμμα Erasmus+ οφείλετε να το δηλώσετε αμέσως και να το αιτιολογήσετε εγγράφως στο ΤΕΔΣ. Ταυτόχρονα, πρέπει να ειδοποιηθεί α) ο ακαδημαϊκός σας υπεύθυνος και β) το Πανεπιστήμιο υποδοχής. Εάν ο λογαριασμός σας έχει ήδη πιστωθεί με το ποσό της υποτροφίας, θα ζητηθεί η άμεση επιστροφή του.

Δικαιολογητικά που πρέπει να υποβληθούν στο ΤΕΔΣ για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμμετοχής στο πρόγραμμα

Προθεσμία υποβολής των δικαιολογητικών στο ΤΕΔΣ: Δύο (2) μήνες από τη λήξη των σπουδών στο Πανεπιστήμιο υποδοχής.

Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συμμετοχής σας στο πρόγραμμα απαιτείται η συμπλήρωση και κατάθεση στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων -ΤΕΔΣ- των παρακάτω πρωτότυπων εντύπων που βρίσκονται αναρτημένα στη δεξιά στήλη (Χρήσιμα έγγραφα), εκτός από το Transcript of Records, το οποίο εκδίδεται από το Πανεπιστήμιο υποδοχής.

1. Tο Certificate οf Study Period at Host Institution.
Το πρώτο μέρος του εγγράφου, Certificate of Enrollment, συμπληρώνεται και υπογράφεται κατά την άφιξη και εγγραφή σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής. Σε περίπτωση συμμετοχής σας σε μαθήματα γλωσσικής προετοιμασίας τα οποία προσφέρονται από το Πανεπιστήμιο υποδοχής και λαμβάνουν χώρα πριν από την έναρξη του προγράμματος σπουδών θα πρέπει να φροντίσετε να συμπεριληφθεί η διάρκειά τους στις ημερομηνίες που θα συμπληρωθούν στο πρώτο μέρος του εγγράφου. Φροντίστε επίσης να λάβετε κάποιο πιστοποιητικό για τη διάρκεια αυτών των μαθημάτων με αναγραφόμενες τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Σημειώνουμε  ότι μετά την υπογραφή του πρώτου μέρους κατά την άφιξή σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής δεν χρειάζεται να το αποστείλετε στο ΤΕΔΣ αλλά να το κρατήσετε έως ότου συμπληρωθεί και υπογραφεί και το δεύτερο μέρος του, στο τέλος των σπουδών σας. Το δεύτερο μέρος του εγγράφου, Certificate of Completion of Studies, συμπληρώνεται και υπογράφεται κατά την λήξη των σπουδών σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής, συμπεριλαμβανομένης της εξεταστικής περιόδου.
Κατά τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες που θα αναγράφονται γιατί καθορίζουν το διάστημα υποτροφίας βάση του οποίου προκύπτει το τελικό χρηματικό ποσό της υποτροφίας.  Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι αν βεβαιώνεται μικρότερο διάστημα από αυτό που αναγράφεται στη Σύμβασή σας, τότε η χρηματική διαφορά είτε θα συμψηφίζεται με τη δεύτερη δόση της υποτροφίας, είτε θα σας ζητηθεί να επιστραφεί. Αν βεβαιώνεται μεγαλύτερο διάστημα, σας ενημερώνουμε ότι δεν υπάρχει δυνατότητα αύξησης της αρχικής χρηματοδότησης, λόγω μη επαρκούς συνολικής χρηματοδότησης του Ιδρύματός μας.

2. Το πρωτότυπο ή σαρωμένα αντίγραφα του Learning Agreement for Studies/Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές καθώς και οποιεσδήποτε τροποποιήσεις έχετε κάνει στον πίνακα A2, Exceptional changes to Table A, υπογεγραμμένα και σφραγισμένα.

3. Το Transcript of Records (Πιστοποιητικό Αναλυτικής Βαθμολογίας).
Το έντυπο αυτό εκδίδεται από το Πανεπιστήμιο υποδοχής μετά την ολοκλήρωση των σπουδών σας και την επιστροφή σας από το εξωτερικό και τις περισσότερες φορές η έκδοσή του απαιτεί περίπου 4-5 εβδομάδες. Φροντίστε πριν αναχωρήσετε από το Πανεπιστήμιο υποδοχής  να ρωτήσετε με ποιο τρόπο (ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά) και πού (στη διεύθυνσή σας ή σε κάποια διεύθυνση του πανεπιστημίου) θα σας αποσταλεί.
Σας θυμίζουμε ότι όλοι οι φοιτητές που μετακινούνται στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus οφείλουν να παρακολουθήσουν τα μαθήματα που έχουν δηλώσει στο Learning Agreement For Studies, να εξετασθούν σε αυτά και να προσπαθήσουν να επιτύχουν σε όλα, ώστε να έχουν δηλαδή συνολικά μια ικανοποιητική επίδοση, αξιοποιώντας το χρόνο της περιόδου Erasmus, με στόχο την αναγνώριση των σπουδών τους.
Στην περίπτωση παρακολούθησης μαθημάτων και συμμετοχής σε εξετάσεις, στο Transcript of Records αναγράφονται όλα τα μαθήματα που παρακολουθήσατε, αυτά στα οποία εξετασθήκατε, ο βαθμός που λάβατε και τα αντίστοιχα ECTS credits. Στην περίπτωση φοιτητών που θα εκπονήσουν στο Πανεπιστήμιο υποδοχής μέρος ή σύνολο πρακτικής/κλινικής άσκησης, πτυχιακής ή διπλωματικής εργασίας ή διδακτορικής διατριβής για τα οποία δεν προβλέπονται εξετάσεις, πρέπει να προσκομίσουν στο ΤΕΔΣ Έκθεση Αξιολόγησης/προόδου (δείτε το υπόδειγμα PROJECT/THESIS ASSESSMENT REPORT στην ιστοσελίδα του ΤΕΔΣ) της εργασίας του φοιτητή στο Πανεπιστήμιο υποδοχής από τον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του Πανεπιστημίου υποδοχής με αναγραφή βαθμολογίας και των αντίστοιχων ECTS credits. 

4. Το Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών το οποίο πιστοποιεί την αναγνώριση των μαθημάτων, των πιστωτικών μονάδων και του χρόνου σπουδών σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής.
Μετά την παραλαβή του Transcript of Records από το Πανεπιστήμιο υποδοχής θα πρέπει να προσκομίσετε το Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών στον ακαδημαϊκό υπεύθυνο του Τμήματός σας, ούτως ώστε να γίνει η αντιστοιχία σύμφωνα με το Learning Agreement for studies. Ο υπεύθυνος καθηγητής και ο/η Γραμματέας του Τμήματος υπογράφουν το Πιστοποιητικό αφού καταχωρηθούν οι βαθμοί των μαθημάτων στο my_studies. Η Γραμματεία του Τμήματός σας κρατά ένα αντίγραφο του Πιστοποιητικού Αναγνώρισης Σπουδών και το πρωτότυπο το καταθέτετε μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά στο ΤΕΔΣ.

Μετά την κατάθεση των παραπάνω δικαιολογητικών στο ΤΕΔΣ, θα αποσταλεί με ηλεκτρονικό μήνυμα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή πρόσκληση -link- για να συμπληρώσετε την Τελική έκθεση συμμετέχοντα – EU online survey, σε ειδική ηλεκτρονική πλατφόρμα.

Η συμπλήρωση της Τελικής Έκθεσης είναι υποχρεωτική για την καταβολή του υπόλοιπου (30%) της υποτροφίας και θα πρέπει να γίνει αμέσως μετά τη λήψη του ηλεκτρονικού μηνύματος από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Η πίστωση του υπόλοιπου ποσού της επιχορήγησης στον λογαριασμό των φοιτητών γίνεται εφόσον: α) έχουν κατατεθεί όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά στο ΤΕΔΣ και β) έχει υποβληθεί η ηλεκτρονική ΤΕΛΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΑ - EU online survey.

Μετά την κατάθεση των δικαιολογητικών, το ΤΕΔΣ θα ελέγξει την περίοδο σπουδών σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής όπως αυτή βεβαιώνεται από τις ημερομηνίες που αναγράφονται στο Certificate of Study Period at Host Institution  και το Transcript of Records και αφού την αντιπαραβάλει με την περίοδο σπουδών η οποία αναφέρεται στη Σύμβαση Επιχορήγησης φοιτητή Erasmus+ που έχετε υπογράψει θα προχωρήσει στις παρακάτω ενέργειες, λαμβάνοντας πάντα υπόψη την προϋπόθεση ότι ο φοιτητής διένυσε μια επιτυχή περίοδο σπουδών στο εξωτερικό και έλαβε τουλάχιστον 10 ECTS credits/πιστωτικές μονάδες.
α)Σε περίπτωση που δεν υπάρχει καμιά διαφορά, θα σας καταβάλει το υπολειπόμενο 30% του ποσού της επιχορήγησης.
β)Σε περίπτωση που προκύπτει ότι η διάρκεια σπουδών σας στο Πανεπιστήμιο υποδοχής ήταν μικρότερη από την προγραμματισμένη, θα υπάρξει συμψηφισμός με το υπολειπόμενο 30% του συνολικού ποσού και είτε θα προκύψει μηδενικό υπόλοιπο, είτε θα κατατεθεί στο λογαριασμό σας ποσό μικρότερο από το αρχικά υπολογιζόμενο, είτε θα σας ζητηθεί να επιστρέψετε μέρος της πρώτης δόσης που έχετε ήδη λάβει.